Processo administrativo - O que é, definição e conceito

O processo administrativo é um conjunto de etapas (planejamento, organização, direção e controle) cujo objetivo é atingir os objetivos de uma empresa ou organização da forma mais eficiente possível.

Em palavras ainda mais simples, o processo administrativo é composto por uma série de etapas que nos ajudarão a atingir os objetivos propostos. O processo administrativo é contínuo. Não se trata de fazer cada uma das etapas e tudo termina aí. Quando um ciclo termina, ele passa para o próximo. É normalmente utilizado para o objetivo geral da empresa, objetivos particulares ou mesmo para projetos menores.

Henri Fayol, foi o criador do processo administrativo. Dele emanam as 4 etapas que constituem o processo administrativo:

Planejar.
Organizar.
Pista.
Ao controle.

Para Fayol, essas quatro etapas foram essenciais para uma boa gestão gerencial. Cada equipe de gestão deve dominá-los e levá-los em consideração em qualquer projeto. No entanto, Fayol nunca foi extremo em suas ideias e você pode ler em seu trabalho como ele deixou espaço para flexibilidade e adaptação. Assim, os adeptos da teoria clássica da administração vêm completando, aprimorando e adaptando o processo administrativo aos diferentes tipos de empresas que surgiram nas últimas décadas.

Objetivos de uma empresa

Origem do processo administrativo

Devemos a origem do processo administrativo a Henry Fayol. Por volta de 1916, após 50 anos como gerente de uma empresa de mineração, Fayol publicou seu livro "Administration Industrielle et Générale". Em espanhol seria algo semelhante a «Administração Geral e Industrial».

Neste livro, ele desenvolveu, com base em sua experiência, toda a sua teoria. Fayol destacou em seu trabalho os diferentes níveis de gestão, funções administrativas e uma lista de princípios para administrar corretamente.

Porém, vale ressaltar que o mais reconhecido de todos os seus trabalhos são seus princípios. Especificamente 14 princípios para uma administração adequada.

Características do processo administrativo

Um processo administrativo possui uma infinidade de características e peculiaridades dependendo da empresa que o desenvolve, citamos as mais comuns:

Consiste em quatro estágios inter-relacionados.
Deve captar todos os objetivos a serem alcançados com ele.
Todos os trabalhadores que farão parte do processo devem ser informados do mesmo.
Seu objetivo é criar um roteiro para otimizar ao máximo cada uma das ações inseridas no processo administrativo.
Pode ser utilizado por qualquer empresa, independentemente das suas características.
É realizado com um horizonte de tempo previamente estipulado. Desta forma, oferece alguma flexibilidade para se adaptar às circunstâncias.

Etapas do processo administrativo

Na definição, dissemos que o processo administrativo é composto por uma série de etapas: planejamento, organização, direção e controle. Nesta seção, iremos desenvolvê-los e explicá-los. Claro, em primeiro lugar, é conveniente saber como essas duas fases se separam:

Fase mecânica: A fase mecânica é composta de planejamento e organização. Poderíamos dizer que é uma parte estática do processo.
Fase dinâmica: A fase dinâmica, por sua vez, é feita de direção e controle. Nesse sentido, a palavra dinâmica se refere ao movimento.

Ou seja, uma vez planejado e organizado, temos que executar e começar a trabalhar.

Em todo caso, mais importante do que distinguir entre mecânico e dinâmico é conhecer as diferentes etapas que o compõem:

Planejamento: Tente agendar as tarefas a serem realizadas e resolva as questões pertinentes que serão executadas posteriormente.
Organização: A ideia é ver quem ficará encarregado de cada tarefa, em que ordem e que estrutura o projeto terá em sua execução.
Direção: A direção não se encarrega apenas de enviar, mas também de ajudar, apoiar e intervir em qualquer conflito que surja no cumprimento dos objetivos.
Ao controle: O controle é baseado no monitoramento de métricas confiáveis que permitem monitorar se os objetivos maiores serão alcançados.

Veja detalhadamente as etapas do processo administrativo

Importância do processo administrativo

O processo administrativo desempenha um papel fundamental na gestão de uma empresa. Supõe o roteiro a ser seguido durante um determinado período, a fim de atingir os objetivos estabelecidos pela gestão.

Dessa forma, o cumprimento de todas as etapas estabelecidas no processo administrativo permitirá à organização aumentar seu grau de eficiência no cumprimento dos objetivos propostos. Este processo significará uma redução no número de recursos consumidos. Por esse motivo, esses recursos economizados podem ser utilizados para outras ações benéficas para a empresa.

Dentre as vantagens que podemos destacar do processo administrativo destacamos as seguintes:

Permite que a empresa tenha um planejamento futuro em todos os momentos.
Serão estipuladas as ações a serem realizadas em cada um dos cenários possíveis.
Estabelece claramente os objetivos que determinada empresa tem no curto, médio e / ou longo prazo.
Os recursos são otimizados ao máximo
Evite despesas supérfluas que não foram contempladas anteriormente.
Isso pode levar ao aumento da produtividade, pois melhora a coordenação entre os membros da equipe.

Finalmente, deve-se notar que um processo administrativo perfeitamente desenhado evitará o aparecimento de eventos que quebrem os esquemas dos gestores. Consequentemente, o número de medidas improvisadas que podem levar a decisões prejudiciais ao funcionamento da empresa será reduzido.

Exemplo de processo administrativo

Por exemplo, suponha que somos montanhistas. Nosso objetivo é chegar ao topo das cinco montanhas mais altas do mundo. O objetivo é claro, mas precisamos de um processo para atingir nossos objetivos com a maior segurança possível. Ou seja, sem colocar nossa saúde em risco.

Portanto, precisaremos de um processo para atingir nosso objetivo final: alcançar os cinco picos. Embora cada pico seja diferente, por sua vez, seguiremos uma série de etapas para chegar a cada pico (metas intermediárias). Chamamos essa série de etapas, comuns no cumprimento dos objetivos, de processo administrativo.

Nesse sentido, qualquer empresa ou organização que pretenda atingir metas deve aplicar um processo administrativo. Sem o processo administrativo, é muito difícil atingir os objetivos propostos. Quase impossível. Já imaginou escalar o Everest sem ter nada planejado, sem ter treinado e tudo fora de controle? A mesma coisa acontece nos negócios.