Gestão de compras - O que é, definição e conceito

A gestão de compras é a aquisição de bens e serviços por uma empresa com o objetivo de garantir o seu processo produtivo.

É importante destacar que a gestão de compras é um processo bastante complexo para uma empresa. Antes de fazer uma gestão de compras é necessário estudar o mercado em busca dos melhores fornecedores. Para isso, é necessário conhecer as condições de qualidade e preço dos bens e serviços a serem adquiridos.

Em seguida, o processo de negociação é realizado e os procedimentos correspondentes são seguidos para gerenciar as compras. A gestão de compras de uma empresa é decisiva para o sucesso do resultado final.

Processo de gestão de compras

As perguntas mais importantes que devemos responder no processo de gestão de compras são:

1. Quando comprar?

Sem dúvida, para saber quando comprar, é preciso primeiro fazer um estudo prévio de mercado. Pois esta nos fornece informações sobre os bens e serviços que os fornecedores oferecem no mercado. Com essas informações, a empresa se antecipa aos requisitos e necessidades da empresa. Porque quando os bens e serviços são necessários, as fontes de abastecimento já foram identificadas.

2. O que comprar?

Obviamente, o processo de compra é centralizado no departamento de compras de uma empresa. Os requisitos de compras para as áreas de produção, estoque e vendas são endereçados a este departamento. Ao receber os requisitos, o departamento prioriza os requisitos mais iminentes e procede à execução dos procedimentos de gestão de compras.

Geralmente, a decisão sobre o que comprar é feita pelo comitê de compras da empresa. Esse comitê pode ser formado por executivos da empresa. A decisão é tomada com base nas necessidades mais importantes para o desempenho da empresa.

3. Como comprar?

Por outro lado, o modo de compra é definido com base nas ofertas recebidas. Todas as propostas de ofertas recebidas devem ser analisadas e avaliadas, a fim de escolher a melhor proposta. Para tornar a decisão mais eficaz, é aconselhável pré-selecionar as ofertas. Para que fiquem por analisar apenas as propostas que melhor se enquadrem nos objectivos definidos pela empresa.

4. Quanto devo comprar?

Com efeito, a determinação de quanto comprar ocorre após o processo de negociação com os fornecedores. Podem ser quantidades mínimas e máximas de venda estabelecidas pelo fornecedor. Preços, formas de pagamento, serviço de entrega e garantias podem ser negociados.

5. Onde comprar?

Da mesma forma, isso é decidido após os fornecedores terem sido selecionados. Para isso, os fornecedores são contatados e solicitadas informações relativas às condições econômicas e técnicas e aos serviços de pós-venda oferecidos. Também é conveniente exigir orçamentos, amostras e catálogos.

Benefícios da gestão de compras eficiente

Entre os benefícios de uma boa gestão de compras estão:

1. Redução de custos

Em primeiro lugar, uma boa gestão de compras pode evitar que a empresa incorra em despesas desnecessárias. Portanto, o departamento de compras deve ser composto por pessoal treinado. Para que sua boa gestão consiga o fortalecimento do relacionamento com os fornecedores. Isso permitirá uma melhor negociação dos preços de aquisição e melhores condições de pagamento.

Naturalmente, devem sempre negociar melhores termos nos contratos, para ter maior fluxo de caixa, menores custos e consequentemente aumentar a utilidade da empresa. Além disso, devem evitar compras urgentes, pois tudo deve ser planejado com antecedência.

2. Melhoria na qualidade de suprimentos e serviços

Em segundo lugar, uma boa gestão de compras ajuda a identificar os melhores fornecedores, o que leva a uma melhoria na qualidade e no preço do produto final que a empresa vende. É por isso que algumas empresas trabalham em estreita colaboração com seus fornecedores para melhorar todos os seus processos, não apenas o processo de gestão de compras.

É claro que, para uma empresa oferecer um bem e um serviço de boa qualidade e preço, ela deve ter os insumos e os meios adequados para alcançá-lo. Soluções melhores também podem ser fornecidas em situações críticas.

3. Reduzir riscos e garantir suprimentos

Terceiro, o departamento de compras deve saber, entre os bens e serviços oferecidos ao mercado, quais são decisivos para a sobrevivência da empresa. Portanto, você deve tomar as medidas adequadas para garantir as cadeias de abastecimento que abastecem o seu processo produtivo.

4. Maior competitividade

Por fim, se o departamento de compras executa com eficiência sua tarefa, consegue aumentar a competitividade da empresa. Desde sua boa gestão consegue a redução de custos, o desenvolvimento de novos produtos e maior satisfação do cliente. Tudo isso, sem dúvida, aumenta consideravelmente a posição competitiva da empresa.

Funções do departamento de compras

Entre as funções mais importantes que o departamento de compras deve realizar, encontramos:

• Pesquise o mercado: Você deve investigar as mudanças que ocorrem no mercado. Tais como mudanças de preços, tendências utilizadas pela concorrência e surgimento de novos produtos.
• Aconselhar clientes internos: Você deve ter uma comunicação próxima com os outros departamentos da empresa para oferecer um produto de qualidade. Aconselha clientes internos a oferecer um melhor produto ou serviço a clientes externos.
• Selecione fornecedores: Você deve selecionar os melhores fornecedores para poder trazer produtos altamente competitivos ao mercado. Bons fornecedores garantem melhores preços, melhor qualidade e melhores prazos de entrega.
• Negociação de preço e qualidade: Negociar as condições de qualidade e preço, formas de pagamento e entrega, tudo de forma a reduzir custos para a empresa

Por fim, diremos que a gestão de compras tem um impacto fundamental na entrega dos bens e serviços que as empresas oferecem ao mercado. A gestão de compras é responsável por fornecer todos os suprimentos de que a empresa necessita para seu bom funcionamento. Ou seja, deve satisfazer as necessidades dos clientes internos da empresa, para oferecer maior satisfação ao cliente externo.