Pessoal administrativo é o pessoal que trabalha numa empresa e é responsável pela administração dessa empresa. Assim, as suas tarefas incluem as de ordenar, organizar e ordenar os diversos assuntos que estão sob a sua responsabilidade.
O pessoal administrativo, portanto, é aquele que se dedica à gestão quotidiana da empresa e de todas as actividades que esta implica.
Eles geralmente se reportam diretamente à gerência geral ou secundária, dependendo de seu trabalho.
Principais tarefas do pessoal administrativo
As tarefas do pessoal administrativo são diversas, mas vamos nos concentrar em algumas das mais relevantes.
- Todos aqueles relacionados à gestão diária: Papelada de documentos, preparação de relatórios ou notas contábeis.
- Suporte de gestão: Neste caso podemos incluir todas as atividades necessárias para ajudar a gestão no seu trabalho diário. Por exemplo, a preparação de documentos.
- Atenção ao público: Eles também tendem a realizar tarefas de cliente ou de serviço público. Desde o presencial e personalizado, ao feito por email ou plataformas digitais.
- Coordenação com outros departamentos: A equipe administrativa tende a interagir interdepartamentalmente, de forma que todos estejam imersos em um processo que envolve toda a organização.
Seleção e treinamento de pessoal administrativo
Uma vez que estejamos claros sobre o conceito e as diferentes obrigações do pessoal administrativo, é hora de selecioná-lo e, quando apropriado, treiná-lo.
A seleção
Em relação ao processo seletivo, devem ser considerados os seguintes pontos:
- Em primeiro lugar, é necessário estabelecer com clareza os processos seletivos, qualificações mínimas e outros requisitos para o acesso ao cargo.
- Uma vez realizada essa etapa, os candidatos são selecionados. É conveniente a realização de testes objetivos, como exames, e subjetivos, por exemplo, entrevistas pessoais.
- A partir deste momento, uma vez escolhida a pessoa certa, deve-se indicar claramente quais serão suas responsabilidades. Além disso, você deve saber quem são seus chefes imediatos e os procedimentos para fazer reclamações ou sugestões.
A formação
Em relação ao treinamento, o seguinte deve ser levado em consideração:
- Na maioria dos casos, geralmente é necessária uma determinada qualificação prévia, como ciclos de formação profissional ou diplomas universitários.
- Por outro lado, a formação complementar em serviço é essencial. Os funcionários precisam ser treinados em habilidades específicas relacionadas à sua posição.
- Por esta razão, a formação prévia deve ser combinada com aquela que está diretamente relacionada com as atividades a serem desenvolvidas. O primeiro é a base sobre a qual o segundo é desenvolvido.
Exemplo de equipe administrativa
Para terminar, vamos ver alguns exemplos em diferentes tipos de organizações.
- O pessoal encarregado do atendimento ao público em uma prefeitura, uma administração regional ou estadual.
- Os operadores que trabalham realizando pesquisas.
- Pessoas que atendem clientes em uma companhia telefônica.
- O suporte administrativo em um departamento financeiro.
- Caixas de banco.