Uma fatura é um documento comercial que reflete a venda de um bem ou a prestação de um serviço específico.
Em outras palavras, é a tradução na forma de um documento de uma transação comercial realizada entre um vendedor e um comprador.
A fatura representa a prova de qualquer operação comercial. Sem uma fatura, a transação não é válida para fins formais. Portanto, embora a operação tenha sido realizada de forma eficaz, não atende aos requisitos para ser considerada legal. Isso tem uma série de consequências que analisaremos em seções posteriores.
Características da fatura: quais itens ela deve incluir?
Embora não haja um modelo padrão, todos eles devem incluir uma série de conteúdos mínimos:
- Local e data de emissão: Todas as faturas devem indicar o local e a data em que são emitidas. Normalmente, é indicado no cabeçalho.
- Numeração da fatura: Juntamente com o local e a data, deve ser indicada a numeração da nota fiscal. Essa numeração é cronológica com base no faturamento do emissor.
- Identificação do comprador e do vendedor: o comprador e o vendedor devem ser identificados. Normalmente, o emissor da fatura (ou seja, quem a faz) é o vendedor, embora em certas ocasiões seja o comprador (no caso de auto-fatura).
- Descrição da operação: No corpo da fatura, é feita uma breve descrição da operação ou operações que fazem parte da fatura. Essa descrição geralmente consiste nas unidades físicas que são vendidas de um produto ou nas datas em que os serviços são prestados. Por exemplo: venda de 4.000 parafusos ou realização de curso de capacitação nos dias 3 e 4 de fevereiro.
- Base tributável da operação (ou contraprestação sem impostos): Juntamente com a descrição da operação, deve ser indicada a base tributária de cada uma das operações. A matéria coletável constitui, regra geral, a contrapartida sem incluir os impostos indiretos, ou seja, o imposto sobre o valor acrescentado (IVA). Este valor representa a receita do vendedor.
- Impostos indiretos incidentes sobre a operação (IVA): Sobre o total da base tributável obtida na seção anterior, são calculados os impostos indiretos incidentes sobre a operação (IVA). Este valor não supõe qualquer receita para o vendedor, pois se trata de um valor que deve ser pago ao Tesouro Público. Se a operação for isenta (ou seja, não é tributada pelo IVA), o artigo que a regulamenta deve ser expressamente indicado.
- Consideração total: A contraprestação total inclui a base tributável da operação e os impostos sobre ela. Este é o valor que o comprador deve pagar ao vendedor.
- Forma de pagamento: Embora não seja um requisito essencial, normalmente é indicada a forma de pagamento (à vista, por transferência bancária, etc.), bem como os prazos de vencimento se o parcelamento for parcelado.
É preciso destacar também que, com a revolução tecnológica, a nota fiscal eletrônica tem a mesma validade da nota fiscal física. Por outras palavras, a factura enviada por via telemática é tão válida como a factura em “papel” enviada por correio normal.
Por que é necessário estar em posse da nota fiscal?
Conforme mencionado acima, a nota fiscal é a justificativa para qualquer operação. Quando uma empresa deduz um IVA pago a montante ou regista uma operação como receita, deve ter as notas fiscais, visto que é a única prova válida antes de uma possível fiscalização do Fisco.
