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Documento - O que é, definição e conceito

Um documento é o registro escrito, de forma física ou virtual, que reflete as características de um evento ou circunstância.

Ou seja, um documento é uma evidência sobre um evento ou situação. Pode ser um texto escrito em papel (ou outro suporte material como papelão) ou um arquivo salvo em suporte eletrônico.

Um documento pode ser usado para registrar um fato relevante. Por exemplo, se uma pessoa termina os estudos universitários, pode solicitar à entidade de ensino uma carta com todas as disciplinas cursadas e as notas obtidas.

Da mesma forma, um documento pode ser o resultado de um trabalho. Por exemplo, se um pesquisador realiza um estudo sobre o possível impacto da poluição na economia mundial, isso será traduzido em um texto. Este seria um documento acadêmico.

No ambiente mais cotidiano, todas as pessoas, quando realizamos procedimentos perante as autoridades, utilizam documentos para embasar os fatos que queremos demonstrar. O mais comum é o documento de identidade, onde é possível visualizar todos os dados pessoais do indivíduo como nome, sobrenome, idade, sexo e endereço.

O objetivo da criação de um documento é deixar um testemunho do assunto de interesse, podendo então ser preservado ao longo do tempo.

Também deve ser destacado que a tecnologia nos permite salvar e compartilhar uma grande quantidade de informações contidas em documentos digitais. Isso, usando e-mail, pendrive ou até mesmo a nuvem.

Tipos de documentos

Os documentos podem ser classificados de acordo com diferentes critérios. Por exemplo, dependendo da fonte, eles podem ser divididos no seguinte:

  • Primário: São aqueles que contêm as informações originais do autor. Por exemplo, uma tese publicada por uma universidade sobre um tópico nunca estudado antes.
  • Secundário: Eles são aqueles que foram modificados de alguma forma. Por exemplo, voltando ao tema da tese, pode ser um resumo feito dela.
  • Terciário: São aquelas que resultam do tratamento de documentos secundários. Por exemplo, um artigo de jornal baseado no resumo da tese que já mencionamos.

Da mesma forma, dependendo do tipo de entidade que os emite, eles podem ser:

  • Público: Os emitidos por entidades do setor público (Administração Pública).
  • Privado: São reconhecidos pelas partes interessadas, mas não perante as autoridades.

Devemos também ter em mente que certos documentos devem ser legalizados para serem válidos perante as autoridades. Referimo-nos, por exemplo, a um testamento ou contrato. Desta forma, se houver descumprimento por parte de alguma das partes contratantes, a parte afetada pode proceder à reclamação junto dos órgãos de justiça.

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