O escopo de um projeto é o conjunto de processos necessários para finalizar o projeto. Nesse sentido, processos como sua concepção, execução e controle. O escopo é estabelecido pelas partes interessadas no projeto.
Quando uma organização pensa em um projeto, ela deve fazer algumas avaliações preliminares. É o caso da avaliação financeira do projeto, avaliações jurídicas, ambientais, sociais, econômicas, etc. Até que, finalmente, e tendo obtido resultados favoráveis nas avaliações descritas, opta-se pelo início do projeto.
Mas, além de evolução, iniciar um projeto também significa definir qual será o raio de ação do projeto, bem como tudo o que é necessário para executá-lo. Por isso, é importante conhecer seu escopo e defini-lo com antecedência.
Escopo dos objetivos
Um projeto pode ser desde um método para resolver um problema, melhorar a situação de uma organização, até o investimento realizado em algo que, no futuro, trará benefícios. Mas é importante saber que o projeto não resolverá todos os aspectos da organização, mas apenas aqueles em que seus objetivos estão relacionados.
Por exemplo, se uma empresa decidir construir um novo armazém para armazenamento de estoques, este projeto resolverá problemas de espaço, capacidade de estoque, produção (porque tendo mais espaço para armazenar, pode produzir um pouco mais) e distribuição mais rápida.
Isso se deve ao maior estoque disponível, o que permitirá que os produtos sejam despachados com maior frequência. No entanto, este projeto não deve afetar a qualidade dos produtos que são fabricados, uma vez que seus objetivos estão relacionados a estoque, espaço e armazenamento. Mas não na cadeia produtiva anterior.
Escopo da parte interessada
O escopo do projeto é um processo planejado com as pessoas interessadas no projeto, seja porque participam diretamente dele (engenheiros, contadores, supervisores e gerentes), seja porque financiam o projeto.
Definir o escopo dos stakeholders é importante, pois define como e quando eles participarão do projeto.
- Engenheiros em fase de projeto e supervisão.
- Contadores durante a execução para controle de despesas;
- Supervisores durante a fase de execução da tarefa
- E os investidores antes, durante e depois, mas apenas para fins de prestação de contas.
Isso permite que o projeto não interfira excessivamente com apreciações pessoais, cabendo a cada participante participar da forma que lhe corresponda.
Escopo de atividades
As atividades do projeto, desde a sua concepção, concepção, execução, até à fase de encerramento, devem ser definidas a partir de uma lista e posterior programação, com os respetivos gestores, recursos financeiros e operacionais necessários. Nesse sentido, um gráfico de Gantt ou ferramentas de software de gerenciamento de projetos podem ser usados para monitorar melhor cada etapa.
O escopo das atividades permite, por sua vez, delimitar o tempo do projeto, as pessoas necessárias e os recursos financeiros e não financeiros para executá-lo.
O escopo do projeto pode ser modificado?
Claro que sim. E é muito provável que um projeto requeira modificações em seu escopo, pois é muito difícil estabelecer uma linha de base totalmente assertiva, pois as atividades e os recursos são planejados sem que se saiba as eventualidades que podem surgir.
O importante neste sentido é que todos os interessados participem novamente nas modificações do âmbito do projecto, de forma a dar a sua aprovação e a conhecer a nova programação e ajustamentos.
Porém, não é um bom sinal fazer muitas modificações no escopo de um projeto, pois mostra que houve muitos aspectos que não foram previstos. Portanto, é a causa de uma incapacidade de planejamento técnico.
Nesse sentido, recomenda-se que no estudo do escopo de um projeto, caso os interessados não tenham experiência suficiente para defini-lo, seja incorporado um especialista na área ou projetos semelhantes, para fazer sua apreciação e recomendações. Também desta forma, podemos minimizar os riscos envolvidos em ter que modificar constantemente o projeto. Pois bem, se assim for, com isso incorreríamos no consumo de mais recursos, ao mesmo tempo que os tempos para a sua concretização e obtenção dos benefícios seriam alongados.
Responsabilidades no âmbito de um projeto
Um princípio de controle de gestão é estabelecer pessoas responsáveis por cada linha estratégica. Assim, no gerenciamento de projetos é importante saber quem será o responsável por cada etapa. Dessa forma, podem ser solicitados relatórios para acompanhamento da gestão do projeto. E, além disso, poderemos saber se ele está sendo executado corretamente na engrenagem do ciclo do projeto.
Os responsáveis são os que poderão avisar se há necessidade de prorrogação de prazo, aumento de recursos ou de pessoal.
Em suma, o escopo de um projeto é uma estrutura preliminar de tempo, recursos, pessoas, objetivos e resultados esperados do projeto, que é desenvolvida com um grupo de pessoas que participam e / ou irão se beneficiar dele.
Embora o escopo do projeto possa sofrer modificações, é aconselhável planejá-lo com flexibilidade e com uma visão realista de sua execução e resultados. O objetivo é não sofrer decepções que não tenham sido previstas com suficiente rigor técnico.