A guia de remessa é um documento comercial que serve como comprovante de entrega de determinada mercadoria ou prestação de serviço.
Como regra geral, na área comercial existem vários tipos de documentos que refletem o estado de uma transação, dependendo do seu desenvolvimento, como um momento do pedido, quando é feita a comunicação ou necessidade de uma mercadoria ou prestação de serviço .; a aceitação do mesmo quando é validado e passa a gerenciá-lo, a guia de remessa que aparece como um documento comercial em que a entrega de uma mercadoria é detalhada e credenciada em detalhes, com as quantidades exatas; e, finalmente, a fatura, que é um documento que inclui um direito de cobrança para o emissor e uma obrigação de pagamento para o receptor.
Geralmente, costumam ser emitidas três vias, uma para o vendedor, que deve ser assinada, outra para o comprador, com a qual a chegada é garantida e podendo fazer verificações entre o pedido e o que é recebido e outra para a transportadora que segura a mercadoria que foi entregue em relação ao que foi entregue. Por isso é uma medida de controle do fluxo de mercadorias, e não um documento contábil como a nota fiscal.
A dupla funcionalidade da nota de entrega
- O emitente ou vendedor, ao receber a guia de remessa assinada, comprova que a mercadoria ou os serviços foram trazidos ao comprador, custando assim a entrega da mesma em documento público, do qual a fatura que arrecada o direito ao pagamento do sua transação.
- O destinatário ou comprador, fundamenta o recebimento da mercadoria e pode administrar a entrega de determinada mercadoria no momento de controlar os fluxos de mercadorias ou serviços.
Requisitos de nota de entrega
- Deve estar associado a um pedido ou número de pedido.
- Dados básicos como local e data de emissão, endereço do vendedor, endereço do comprador e informações fiscais devem ser incluídos.
- Local e data de entrega da mercadoria.
- Percurso pelo qual se deve efectuar a entrega (tipo de transporte, frete, …).
- Pessoa que recebe a mercadoria ou serviço e assina.