As etapas do processo administrativo são planejamento, organização, direção e controle.
Neste post iremos desenvolver e explicar as etapas do processo administrativo. Conforme indicado no conceito de processo administrativo, devemos distinguir entre fases e etapas. A fase mecânica (planejamento e organização) e a fase dinâmica (direção e controle).
É muito importante entender cada estágio em sequência. Todos os estágios são importantes e inter-relacionados.
Esboço das etapas do processo administrativo
Para tornar ainda mais fácil de entender, preparamos este esboço do processo administrativo:
1. Planejamento
O planejamento é feito daquela parte responsável por ver como algo será feito. Ou seja, responda a perguntas como:
- O que queremos alcançar?
- O que temos que fazer para alcançar nosso objetivo?
- Quem será o responsável por cada parte do processo para atingir o objetivo?
- Quando e em que termos cada ação será realizada?
- De quais recursos precisamos?
- Onde podemos obter os recursos?
- Qual é o custo desses recursos?
- Que tipo de contratempos podemos ter e como vamos resolvê-los se surgirem?
- O que fazemos quando nos deparamos com um revés que não havíamos previsto?
Em suma, é tudo o que devemos decidir antes de começar. Sem planejamento, correremos sem rumo. E como sabemos, não importa correr muito rápido se não temos um plano.
2. Organização
Depois de fazer um planejamento, é hora de organizar. Isso é, colocado de forma muito simples, distribuir as tarefas. De alguma forma, dê sentido a todas as perguntas que tentamos responder no estágio de planejamento. Algumas questões a resolver nesta fase do processo administrativo são:
- Em que ordem vamos cuidar das tarefas?
- Quem será o responsável por cada tarefa?
- Vamos realizar as tarefas juntos ou cada um ficará encarregado de uma coisa?
- Ao tomar decisões, vamos tomá-las democraticamente?
- A hierarquia será horizontal ou vertical?
Embora essas perguntas possam parecer parte do planejamento, o foco aqui é transmitir o conceito. Ou seja, é uma parte que estabelece como tudo está organizado. Ou seja, quando está funcionando, quais princípios organizacionais são seguidos.
3. Endereço
A gestão, ao contrário do que muitos pensam, não precisa ficar a cargo de uma única pessoa. Também pode ser administrado por um grupo de direção. No entanto, a gestão é responsável por ajudar, intervir, apoiar ou motivar o trabalho que está sendo realizado.
Assim, por exemplo, cabe aos diretores influenciar os integrantes do projeto. Seja ajudando, dando alternativas ou evitando conflitos entre diferentes partes da organização.
4. Controle
O controle, especificamente, é definido como o monitoramento dos resultados e sua mensuração por meio de métricas confiáveis. Assim, com base nas métricas estabelecidas, a organização tentará rastrear as atividades para ver se o plano planejado está sendo seguido.
Por exemplo, digamos que sua meta de vendas anual seja 10.000. No plano, está estabelecido que, no mês de janeiro, devem ser realizadas 1.000 vendas para atingir o objetivo. Verificar se essas metas intermediárias estão sendo seguidas nos ajuda a controlar se a meta principal está sendo cumprida.