Reduzir custos é uma prática que está no DNA de cada empresa. Hoje temos que lutar para ser cada vez mais competitivos. Aliviar processos, apostar na inovação, otimizar recursos e utilizar as TIC (Tecnologias de Informação e Comunicação) são alguns dos pontos-chave que compõem o índice do manual do empreendedor.
Uma aplicação das TICs ao mundo dos negócios é o gerenciamento de documentos, o que reduz custos e tempo.
Uma empresa lida com um grande número de documentos, que são passados de um departamento para outro conforme necessário ou salvos, se necessário, para poder resgatá-los quando apropriado. Portanto, ter uma ordem de classificação é de vital importância. Esses documentos se acumulam cada vez mais, ocupando espaço e tornando as tarefas de arquivamento uma tarefa rudimentar. Muito papel que poderia ser reduzido com a informatização, beneficiando o meio ambiente e a própria empresa.
A solução vem das mãos das TICs, vamos evoluir e informatizar a papelada da empresa. A boa gestão documental nos poupará custos e riscos de armazená-los, além de facilitar a transmissão e o uso das informações.
Vamos examinar mais de perto em que consiste esse gerenciamento de documentos.
A gestão de documentos consiste em terceirizar as tarefas associadas aos documentos da empresa. Uma empresa especializada em gestão de documentos ficará a cargo deles.
Que serviços oferece uma empresa dedicada à gestão de documentos?
Primeiro, libere seu espaço de prateleira. Guarda nos seus armazéns todos os documentos que não sejam necessários diariamente mas que devam ser guardados. Que um dia você precise deles, você pode tê-los sem problemas. Eles são classificados de forma que, se necessário, sejam facilmente encontrados.
Outra vantagem é a digitalização dos documentos que você cria de forma precisa e sua introdução no banco de dados da empresa especializada, de onde você pode ter os arquivos a qualquer momento e com grande facilidade (classificados por campos diferentes) de qualquer terminal autorizado e trabalhar com eles mais rápido.
Outro serviço que as empresas de gerenciamento de documentos oferecem é a destruição segura de documentos que não são mais necessários. Pode parecer uma tarefa simples, mas se você liberar espaço está reduzindo custos e é disso que se trata.
Em suma, ingressar no movimento da gestão documental é apostar na agilização de processos. Hoje em dia, torna-se cada vez mais importante porque as empresas estão percebendo que, para sobreviver à competição acirrada, não só precisam inovar no produto ou serviço final, mas também na própria estrutura para serem mais eficientes.