A logística de abastecimento é responsável por otimizar o pedido e o recebimento de todos os elementos que uma empresa necessita para sua produção.
Em palavras mais simples, a logística de compras diz respeito à empresa ter as matérias-primas, materiais, produtos e até maquinários de que precisa para produzir. Tudo isso ao custo acordado, na qualidade prometida, no local a ser determinado e na data acordada.
Embora sejam fases diferentes, costuma ser confundido com logística de armazenamento. Isso se deve ao fato de que algumas empresas incluem as tarefas de provisionamento e armazenamento no mesmo departamento.
Essa confusão pode não ser realmente uma confusão. Pois cada empresa é diferente e pode incluir a logística de abastecimento e armazenamento dentro de um mesmo departamento. Sua união técnica vai depender do porte da empresa e da complexidade da gestão dos insumos que recebe.
Funções de logística de compras
No final das contas, o que ela faz é cuidar para que os suprimentos estejam na qualidade, data e local corretos. As funções mais importantes da logística de abastecimento são:
Escolha os provedores
É essencial saber o que precisamos e o que os diferentes provedores oferecem. No atendimento destes prestadores devem ser considerados qualidade, preço, cumprimento de prazos, etc.
Em cada setor, existem muitos fornecedores diferentes. Diferenças que são observadas em muitos aspectos, como qualidade, custo, prazo de entrega, compensação em caso de não conformidade em qualquer uma das questões acima, etc.
Claro, nem sempre devemos escolher o fornecedor que oferece a melhor qualidade, o mais barato ou aquele que nos entrega o produto antes. Tudo dependerá de nossas necessidades.
Certifique-se de que os prazos de entrega sejam cumpridos
Embora um prazo tenha sido acordado, eventos imprevistos ocorrem com frequência. Consequentemente, a não entrega de determinados itens na data acordada pode acarretar prejuízos para a empresa.
Por exemplo, se precisamos de 1.000 lâmpadas para a produção do nosso produto e estamos dois dias atrasados, é o tempo de produção que estamos perdendo. Além disso, esse tempo de produção pode levar ao não cumprimento dos prazos de entrega na distribuição de nossos produtos.
É de vital importância gerenciar com eficácia o não cumprimento dos prazos de entrega. Ainda tem um plano B caso haja imprevistos para que, caso ocorram, as perdas sejam minimizadas.
Gerenciar estoques
Gerenciar estoques, especialmente quando o número de pedidos aumenta, é essencial. O estoque não deve apenas coletar o que chega até nós, mas também os dados do pedido.
Graças a esses dados, poderemos estudar a evolução dos pedidos. Se encomendarmos 100 tapetes: quantos chegam? Chegam todos em boas condições? Estão de acordo com o que esperávamos?
Analisar as necessidades de produção da empresa
Claro, se estimamos que para produzir 10 carros precisamos de 40 rodas, não faz sentido pedir 200. A realidade é muito mais complexa do que isso. Em muitas ocasiões, a quantidade de elementos para transformar um produto é grande e com características muito variadas.
Conseqüentemente, haverá itens cujo pedido é maior (caso estejam quebrados ou cheguem em mau estado) e outros que não. Por exemplo, se você estiver lidando com itens pequenos e muito frágeis, é melhor pedir mais do que o necessário, caso eles quebrem. Pelo contrário, se for algo forte e robusto cuja probabilidade de quebra é mínima, não compraremos muito mais.
Estude as tendências dos itens que você compra
O mundo evolui muito rápido. O que antes era feito com ferro, agora pode ser feito com alumínio ou carbono. O que antes era produzido com lâmpadas normais, agora é produzido com lâmpadas LED.
Nesse sentido, é fundamental que a área de compras esteja ciente do que a concorrência está fazendo. Além, é claro, de estudar o mercado e ver com quais materiais o mesmo ou melhor pode ser produzido.
Garantir a qualidade dos suprimentos para poder passar para a fase de armazenamento
Outra função essencial é garantir a qualidade dos itens antes de serem armazenados. Não vale a pena perder tempo armazenando materiais ou matérias-primas em más condições.
Além do mais, não só se perderia tempo no armazenamento, mas também em outras fases do processo de produção. Por exemplo, se um material inútil for armazenado e o trabalhador o usar na produção, o resultado será um produto final com defeito. A consequência final será a devolução do produto pelo cliente. O que significa mais custos para a empresa.