Caixa para pequenas despesas é o grupo de caixa de uma empresa que se destina a cobrir necessidades extraordinárias e urgentes de curto prazo, geralmente de pequenas quantias.
Ou seja, o caixa é um fundo que será utilizado para cobrir despesas emergenciais não programadas no orçamento da empresa e que não podem ser pagas em cheque ou a prazo.
A ideia é poder destinar os fundos do caixa para despesas imprevistas, sem a necessidade de aprovação da diretoria. No entanto, essas despesas devem ser justificadas e o respectivo comprovativo de pagamento é normalmente exigido.
Outra questão a ter em conta é que o dinheiro para pequenas despesas é normalmente guardado por um funcionário, a quem chamaremos de caixa. Ele prestará contas à administração pela administração dos fundos.
Da mesma forma, é importante ressaltar que o caixa para pequenas despesas não pode ser utilizado livremente, nem pelos funcionários, nem pelos administradores da empresa.
O valor desse caixa também é renovável periodicamente, mantendo um valor mínimo definido pela organização.
Despesas financiadas com dinheiro para pequenas despesas
Entre as despesas que são financiadas com caixa para pequenas despesas, encontramos principalmente:
- Dietas e viagens: Orçamento atribuído a um empregado para realizar uma viagem, neste caso, por motivos de atividade de trabalho.
- Mobilidade: Despesas necessárias para custear a transferência de trabalhadores, para que possam cumprir o trabalho que a empresa deles exige.
- Material de escritório: Com o dinheiro para pequenas despesas, artigos de papelaria como papelaria, tinta de impressão e outros poderiam ser adquiridos.
- Kit de primeiros socorros: Aquisição de medicamentos e outros itens de que a empresa deve dispor para atender emergências de saúde.
- Reparos: Pode ser necessário manter as instalações ou qualquer maquinário necessário para o funcionamento da empresa.
Caixa pequeno e fluxo de caixa
Para manter um saldo de caixa pequeno sem incorrer em dívidas, é necessário que a empresa gere um fluxo de caixa positivo. Isso significa que é importante não só obter uma margem de lucro para a atividade comercial, mas também garantir o rendimento de caixa à organização.
Para entender melhor, suponha que uma empresa faça vendas que gerem lucratividade. Porém, se uma parte importante dessas operações for dada a crédito e houver dificuldade de cobrança, a empresa pode ter problemas para depositar e manter os fundos em caixa, a menos que se endivide para ter caixa.