A análise de processos é uma metodologia que descreve as diferentes etapas que constituem um processo.
É importante ressaltar que analisar cada uma das etapas do processo é fundamental, pois algumas agregam valor e outras apenas geram resíduos. A análise permite identificar aquelas etapas que são negativas para o funcionamento da empresa. O que se busca ao realizar uma análise de processo é reduzir ou eliminar as etapas que geram resíduos.
Por outro lado, conhecer e entender como os processos estão operando ajuda a melhorar e garantir a competitividade da empresa. Isso, pois permite examinar de uma maneira geral como os processos estão operando e até mesmo dados numéricos podem ser obtidos. Esses dados fornecem indicadores do tempo necessário para o processo, a quantidade de resíduos, quantas pessoas estão envolvidas e o custo necessário.
Em última análise, o que se busca ao realizar uma análise de processo é separar as etapas que compõem os processos. Em seguida, estude cada etapa separadamente, para finalmente determinar se está funcionando corretamente, ou se não, procure maneiras de melhorá-las.
Conceitos importantes na análise de processos
Em primeiro lugar, os conceitos mais importantes a dominar para melhor compreender uma análise de processo são:
O que é um processo?
Um processo é um conjunto de etapas ou atividades relacionadas com o objetivo de alcançar um determinado resultado. Todo processo envolve uma série de entradas, que são transformadas para obter saídas. As saídas correspondem ao final ou resultado esperado.
O que é análise?
Já a análise é um método que consiste em identificar os componentes que constituem um todo ou uma unidade. Em seguida, procedemos para separar cada um dos componentes. Cada componente deve ser examinado em detalhes para conhecer suas características, sua natureza e como funciona.
Etapas para desenvolver uma análise de processo
As principais etapas para realizar uma análise de processo são as seguintes:
1. Identificação de processos
Para começar a conduzir uma análise de processo, você deve primeiro identificar os processos que estão causando um problema. Isso, para melhorá-los. Os processos que devem ser melhorados são aqueles que não estão atendendo aos objetivos estabelecidos.
2. Nomear a equipe de trabalho
Depois de identificados os processos a serem melhorados, o próximo passo é designar o grupo de pessoas que deve revisá-los e analisá-los. O mais adequado será escolher aquelas pessoas que conhecem os processos ou se relacionam com eles.
A equipe de trabalho deve ser composta por:
- Uma pessoa que assume o papel de líder de equipe.
- Um executivo da empresa com capacidade de decisão.
- Um grupo de trabalhadores familiarizados com o processo.
- Trabalhadores de outros departamentos que desejam monitorar de perto as melhorias.
3. Crie um diagrama de processo
Em seguida, um diagrama de processo é desenhado. Este diagrama facilita a visualização gráfica do processo a ser melhorado. O diagrama permite compreender o processo de forma simples e responsabilizar cada membro da equipa pelas tarefas que tem de executar. Nesta etapa, é conveniente definir as datas de início e término da análise do processo.
4. Conheça a situação atual do processo
Esta etapa permite que você saiba como um processo está se desenvolvendo. Posteriormente, deve-se buscar a forma ótima de implementá-la para que melhores resultados sejam obtidos. Para alcançar uma melhoria de processo é importante conhecer a opinião dos trabalhadores envolvidos. É necessário também revisar os dados numéricos da eficiência do processo, qual é o objetivo final do processo e os obstáculos que podem estar afetando-o.
5. Determine os aspectos para melhoria
Depois de conhecer o desempenho atual do processo, é importante determinar quais são os aspectos que precisam ser melhorados. Os aspectos a serem melhorados devem estar correlacionados com os objetivos esperados do processo.
6. Redesenhar o processo aprimorado
Finalmente, após realizar todas as etapas anteriores, o novo processo aprimorado é redesenhado. Este redesenho pode ser feito com todas as informações que foram obtidas ao longo das etapas acima mencionadas. O redesenho do novo processo deve ser focado no alcance dos objetivos. Se os objetivos esperados forem alcançados, a análise será bem-sucedida e a empresa terá um desempenho mais eficiente.
Benefícios de conduzir uma análise de processo
Sem dúvida, o objetivo da análise de um processo não é apenas a coleta de dados e informações. O importante é que os dados e informações obtidos possam ser utilizados para fazer as correspondentes e necessárias melhorias nos processos. Caso contrário, você estará apenas perdendo tempo, esforço e recursos.
Os benefícios que podem ser alcançados com o uso desta metodologia são:
- Melhore a qualidade dos processos.
- Aumente a eficiência da empresa.
- Reduza os custos dos processos implementados.
- Simplifique o trabalho e as atividades.
- Torne o trabalho em geral mais eficiente e seguro.
Tipos de análise de processo
Os dois tipos mais importantes de análise de processo são:
- Análise de tarefa de processo: Na análise das tarefas do processo, o foco principal são as atividades e tarefas que as pessoas realizam. Portanto, o mais importante nesta análise são as pessoas ou o que elas fazem.
- Análise de produtos de processo: A análise do produto concentra-se no que pode ser feito com um objeto. O mais importante é o objeto ou o que pode ser feito com ele.
Claro, na análise você pode encontrar a ordem das etapas de todo o processo. Essas etapas e sua ordem correspondente podem ser representadas graficamente usando uma simbologia específica.
Planilha para análise de processo
Geralmente, para realizar uma análise de processo, você pode usar uma folha simples que deve ter as seguintes colunas:
- Número: Aqui é anotado o número correspondente a cada uma das etapas do processo, de acordo com a ordem exigida.
- Passos: A coluna de etapas é usada para registrar e descrever cada uma das etapas que devem ser seguidas em um processo.
- Fluxo: A simbologia usada para visualizar o fluxo do processo é colocada na coluna de fluxo.
- Clima: Uma unidade de medida de tempo adequada é usada nesta coluna para registrar o desempenho de cada etapa.
- Símbolos gráficos: Nesta seção, a ordem correta de cada uma das etapas do processo é representada por símbolos.
A planilha de análise do processo será representada da seguinte forma:
Para finalizar, concluímos dizendo que a análise de processos é uma metodologia muito útil para qualquer empresa, pois quando se realiza uma adequada análise de processos é muito fácil identificar e avaliar todas as etapas passíveis de melhoria nos processos que apresentam. algum tipo de problema. Além disso, auxilia na tomada de decisões para implementar o redesenho de processos que devem ser aprimorados para que os objetivos sejam alcançados.