O gerenciamento de processos é uma abordagem que considera uma organização como uma rede de processos relacionados e interconectados. Portanto, é a forma de gerir uma organização com base nos processos que são realizados.
Sem dúvida, um processo é uma sequência de atividades que visa agregar valor a uma entrada para alcançar um resultado ou produto. Todas as saídas devem satisfazer uma necessidade ou exigência do cliente interno ou externo de uma empresa.
Claro, qualquer processo, seja simples ou complicado, grande ou pequeno, deve ter uma entrada, uma transformação e uma saída. A entrada é qualquer recurso ou entrada que deve ser transformada. Transformação é o processo de trabalho que agrega valor aos insumos e obtém um resultado. A saída constitui o resultado final, como o bem ou serviço que consegue satisfazer uma necessidade.
Além disso, o gerenciamento focado em processos contrasta com a estrutura tradicional das organizações baseadas em funções. A ideia fundamental é agregar valor aos clientes internos e externos. Por isso, busca-se a melhoria contínua de todos os processos por meio de sua identificação, descrição e documentação.
Como você sabe se uma atividade é um processo?
Na verdade, nem todas as atividades desenvolvidas em uma empresa podem ser consideradas um processo. Para considerar uma atividade como um processo, você deve:
1. Tenha uma missão e um propósito claros
Cada atividade classificada como um processo deve responder à missão e aos propósitos estabelecidos pela organização. Essas atividades devem responder ao que a empresa espera que seja feito.
2. A atividade deve ser definida com precisão
Todos os membros da organização devem saber exatamente como cada processo deve ser executado. Mesmo na contratação de um novo funcionário, você pode ter acesso a fontes documentadas que indicam como cada atividade é realizada.
3. Deve conter entradas e saídas
Claro, todo processo deve ter uma entrada de insumos ou matéria-prima que deve ser transformada em um resultado final. Esse resultado é o que se conhece como saída do processo que agrega valor aos clientes internos e externos.
4. Fornecedores, clientes e um produto final podem ser identificados
Naturalmente, os fornecedores serão todos aqueles que fornecem os insumos ou matérias-primas para a execução do processo. O cliente será o destinatário do bem ou serviço gerado. Já o produto final é a saída de valor que o processo gera.
5. A atividade pode ser dividida em tarefas ou subprocessos
Cada processo pode ter uma ou mais tarefas que serão realizadas por uma ou por um grupo de responsáveis pela sua execução.
6. Pode ser documentado
Todas essas atividades podem ser documentadas por meio de uma metodologia de gestão de processos, definindo tempos, recursos e custos. Todo esse registro documentado garante o cumprimento dos padrões de qualidade.
7. Tem atribuição de responsabilidades
Certamente, um processo subdivide-se em tarefas que devem ser realizadas em um departamento ou em vários departamentos da empresa. Cada atividade deve agregar valor aos clientes internos, se estamos falando de um subprocesso, ou externos, se for a fase final de saída do processo. Em cada etapa deve haver um responsável por cada uma das saídas.
Por que é importante ser baseado em processos?
É lógico supor que a gestão de processos define os processos que devem ser executados de forma previamente estruturada, revisando-os continuamente para encontrar oportunidades de melhoria. Isso, visto que, se os processos de uma organização são continuamente aprimorados, ajuda a melhorar a função total da organização.
Com efeito, o foco nos processos permite uma visão abrangente do funcionamento da empresa em geral e globalmente. Também reconhece que a empresa deve ter uma estrutura horizontal para responder de forma completa a um ciclo do processo.
Além disso, todos os processos buscam a satisfação do cliente. Quando se fala em microprocesso, inclui apenas processos internos que atendem às necessidades dos clientes internos. Agora, um macro processo inclui processos internos e externos para satisfazer os clientes internos e externos da organização.
Da mesma forma, com o foco nos processos, a empresa poderá conquistar uma vantagem competitiva, uma vez que esse tipo de gestão prioriza a satisfação do cliente. Isso significa que as empresas são obrigadas a maximizar sua eficiência. Consequentemente, é imprescindível que as organizações busquem a melhoria contínua de seus processos e, por sua vez, da empresa em geral, oferecendo melhores soluções aos problemas dos clientes.
Vantagens da gestão de processos
A gestão de processos tem as seguintes vantagens:
1. Reduza custos internos desnecessários
Em primeiro lugar, a empresa pode reduzir custos desnecessários em seus processos, pois pode eliminar tarefas ou etapas que não agregam valor. Portanto, se etapas desnecessárias forem eliminadas, os custos também serão eliminados.
Ao eliminar atividades que não agregam valor, o processo se torna mais preciso e a empresa pode se concentrar mais em atender aos requisitos, necessidades e expectativas do cliente. Tudo junto, economiza recursos como tempo, dinheiro e esforço humano.
2. Reduzir os prazos de entrega
Então, os tempos de entrega ou tempos de entrega podem ser reduzidos identificando o tempo de inatividade do ciclo do processo. Por isso, os processos são eliminados e simplificados.
3. Melhora a qualidade e o serviço percebido pelo cliente
Por outro lado, melhorando a qualidade e o serviço oferecido, o cliente satisfaz melhor suas necessidades. Fazendo com que os clientes gostem de manter um relacionamento com a empresa.
4. Incorporar atividades de serviço adicionais
Da mesma forma, essa abordagem torna muito fácil adicionar benefícios adicionais de atendimento ao cliente. Esses agregados de serviços têm baixo custo e são facilmente percebidos pelo cliente.
Características das organizações que usam gerenciamento de processos
1. O processo predomina sobre a estrutura
Em primeiro lugar, as empresas que aplicam a gestão de processos consideram que a estrutura da empresa nada mais é do que a infraestrutura para a realização dos processos. Portanto, eles dão relevância aos processos e as estratégias são desenhadas com base nos processos.
2. Sua organização é transversal
Em segundo lugar, a gestão de processos faz com que as organizações se configurem como um conjunto ou sistema de processos e subprocessos que permitem o cumprimento de objetivos. O principal objetivo de todos os processos é a geração de valor para o cliente.
3. Uso da informação
Terceiro, as organizações valorizam muito as informações sobre os diferentes processos e atividades que devem ser realizados. O fluxo constante de informações é essencial para operar com sucesso em todos os processos e no funcionamento geral da empresa.
4. Eles são geradores de valor
Finalmente, as organizações que aplicam o gerenciamento por processos são geradoras de valor. Pela mesma razão de ser baseada em processos, cada saída é um valor agregado por meio dos produtos e serviços que oferecem. E esse é o propósito fundamental de qualquer processo.
Etapas de gerenciamento de processos
As etapas mais importantes na implementação do gerenciamento de processos são:
1. Informação, treinamento e participação
O gerenciamento de processos é uma nova forma de gerenciamento. Portanto, é fundamental que todos estejam informados e treinados antes da implantação dos processos. Além disso, todos devem ser informados sobre os objetivos que o processo busca, quais são suas etapas e qual a colaboração necessária.
2. Identificação de processos
Claro, os processos devem ser claramente identificados. Portanto, deve-se fazer uma lista de todos os processos realizados. Cada processo deve ter:
- Um nome.
- As atividades e etapas que você deve realizar.
- Um mapa do processo.
3. Seleção de processos relevantes
É importante destacar que os processos relevantes são aqueles que mais agregam valor e são muito importantes para que a empresa atue com eficiência. Por isso, têm um impacto significativo nos objetivos estratégicos da empresa.
4. Estabeleça um responsável
Uma vez que os processos relevantes tenham sido identificados, eles recebem um gerente. A pessoa responsável deve ter a responsabilidade e autonomia necessárias para cumprir os objetivos estratégicos.
5. Análise de processos e detecção de problemas
Cada processo é analisado, atendendo ou não aos objetivos propostos. Se algum deles não os atender e apresentar um problema, eles devem ser reprojetados de forma adequada.
6. Correção de problemas
Uma vez identificados os problemas que mais impactam os objetivos e os clientes, busca-se uma solução para eles. Este, definindo as ações que devem ser seguidas de forma a não afetar o desempenho do processo e da organização como um todo.
7. Uso de indicadores
Por fim, os processos serão avaliados periodicamente. Dependerá dessa avaliação se eles estão atendendo aos indicadores propostos. Os indicadores são muito importantes para analisar o desempenho real dos processos e poder determinar os pontos fracos. Tudo isso para aplicar medidas corretivas.
Para concluir, pode-se dizer que a gestão de processos aumenta a eficiência das organizações. Isso porque seu sucesso dependerá da adequada execução de seus processos, os quais devem ser claramente documentados. Mas, acima de tudo, devem ter como objetivo a geração de valor para o cliente.