A declaração de substituto ou substituto é um documento fiscal oficial. A referida declaração deve ser apresentada quando a declaração de imposto de renda estiver errada ou incompleta. Portanto, é necessário que seja totalmente substituído no mesmo exercício e período.
Esse tipo de declaração de substituto ou substituto acaba sendo uma apresentação praticamente nova dos dados e que anula completamente o original. No entanto, não é o mesmo que declaração complementar. Esse tipo de documento é comum em questões tributárias, como em declarações de impostos como o IVA ou imposto de renda pessoal.
O sentido da existência desse mecanismo tributário é que há momentos em que os erros de arquivamento são tão abundantes que um suplementar não basta. Portanto, é necessária uma correção absoluta das falhas perante o órgão tributário.
Características da declaração substituta
Tal como acontece com os complementares, é necessário indicar o número de referência da declaração original. Desta forma, o Estado pode saber qual documento ele substitui e afeta esta correção. Da mesma forma, é importante ter em mente que este tipo de cancelamento só é feito quando o principal afetado pelo erro da primeira declaração for a Agência Tributária (seja necessário efetuar um pagamento maior ou a devolução resultante é maior do que devido).
Para a sua apresentação existem prazos previamente determinados pelo erário público, os quais dependem do motivo da correcção da declaração. Nas ocasiões em que são apresentados desatualizados, o Estado estabelece uma sobretaxa sobre o pagamento final ou a restituição.
Assim, permite a correção de erros ou informações incompletas, abrangendo uma quantidade maior de dados do que os complementares. Isso ocorre, pois a maioria das declarações fiscais é feita por meio de autoavaliação. Portanto, presume-se que são cometidos por contribuintes não qualificados e que podem cometer erros com frequência.