A organização de um projeto é aquela atividade que permite realizar um agrupamento dos recursos humanos da empresa nas tarefas mais adequadas. Tudo isso para atingir um objetivo comum.
A organização de um projeto, portanto, consiste em organizar as pessoas, atribuindo-as a determinados projetos de acordo com suas qualidades.
Normalmente, é o gerente de projeto que executa essa tarefa. Da mesma forma, você deve gerenciar os recursos necessários de forma eficaz e eficiente. Dessa forma, gestão e organização estão intimamente ligadas.
A importância de organizar um projeto
Para executar um projeto de forma eficiente, ele deve ser devidamente organizado. Isso, que parece simples, é um problema comum nas empresas. Se não soubermos exatamente o que queremos e como usaremos os recursos para obtê-lo, a organização será um fracasso. Daí a importância de uma boa organização.
Pelas razões acima, o treinamento dos gerentes de projeto precisa incluir esse aspecto. É fundamental ensinar como organizá-los para poder dirigi-los posteriormente. Uma forma de realizar uma distribuição correta dos diferentes recursos em cada tarefa é um bom plano de organização. Na próxima seção, veremos em que consiste.
O plano de organização de um projeto
O plano de gestão centra-se em todas as atividades desenvolvidas pela empresa, mas o plano organizacional centra-se, sobretudo, no fator humano. Porque o principal é colocar cada pessoa na tarefa mais adequada. Portanto, é aconselhável seguir as seguintes etapas:
- Em primeiro lugar, devemos ser claros sobre quem temos: É necessário fazer um inventário dos recursos humanos, com seus pontos fortes e fracos. Porque precisamos saber no que cada um é bom para colocá-los na posição mais adequada.
- Por outro lado, você deve fazer o mesmo com as tarefas: O projeto deve ser dividido em suas menores partes. Isso requer a aprovação do restante do pessoal envolvido. Assim que os tivermos, podemos criar uma tabela de entrada dupla com ambas as variáveis.
- Terceiro, cada pessoa deve receber sua tarefa: Para isso devemos saber quem é o mais indicado para cada atividade. Aqui você deve levar em consideração sua formação acadêmica, sua experiência profissional e, claro, suas motivações pessoais no trabalho. Neste ponto, uma técnica de atribuição de tarefas, como o método húngaro, pode ser usada.
- Por fim, é necessário estabelecer prazos de conclusão, tolerâncias para possíveis atrasos e uma forma adequada de controle.Assim, uma vez realizada cada tarefa, pode-se verificar se houve desvios do planejado. Como veremos a seguir, um organograma é essencial nesta etapa.
O organograma na organização de um projeto
O que é um organograma? Um organograma é um gráfico que permite observar a estrutura de uma empresa e saber quem é quem. O gestor de projetos deve ter um conhecimento profundo dos colaboradores existentes, sendo o seu propósito ser capaz de organizar, bem como de o fazer de forma adequada, as tarefas e os responsáveis pela sua execução.
Nesse sentido, temos organogramas verticais, hierárquicos ou lineares, quando a autoridade é clara e a tomada de decisão é centralizada. Por outro lado, temos os horizontais ou circulares, nas empresas com uma autoridade mais indefinida. Além disso, temos outros tipos como analítico, que nos permite conhecer processos, ou matricial, que é útil para estruturar a organização por processos ou projetos.
Exemplo de organização de um projeto
Vamos imaginar que queremos realizar um projeto. O projeto é baseado na criação e start-up de uma empresa. Por exemplo, uma empresa de consultoria em engenharia da computação.
Em primeiro lugar, o diretor reúne-se com os parceiros promotores do projeto.
- Por um lado, eles preparam, juntos, os objetivos a serem alcançados e as tarefas necessárias. Tudo isso deve ser feito por escrito e o mais detalhado possível. Uma técnica interessante é o chamado "brainstorming", que consiste em dizer todas as ideias que vêm à mente e, em seguida, filtrá-las.
- Depois disso, você tem que saber quem nós temos, além da equipe promotora. Em primeiro lugar, as tarefas que eles realizarão e, em segundo lugar, os funcionários que iremos contratar. Você também deve saber o tipo de contratos que iremos propor e a remuneração a ser recebida.
- Na próxima etapa, é hora de distribuir as tarefas e esse método húngaro, mencionado acima, pode ajudar. Os serviços de informática exigem um processo, do design à programação e o resultado final. Portanto, uma ferramenta útil são os diagramas PERT, que permitem encontrar os caminhos críticos de cada processo.
- Finalmente, você deve desenvolver um plano de organização do projeto. Consiste em colocar tudo o que precede por escrito. Além disso, estabeleceremos a forma de controle por meio de feedback e como corrigiremos os desvios. Tudo isso, sem esquecer um plano de contingência adequado para imprevistos.