A matriz de Eisenhower é uma representação gráfica, que mostra as tarefas pendentes de execução, mas o faz classificando-as pelo grau de importância dessas tarefas. Desta forma, permitindo organizá-los por nível de importância.
A matriz de Eisenhower é uma representação gráfica, onde um quadrante de dois eixos é mostrado. Esses eixos mostram o grau de importância, bem como a urgência necessária para cada tarefa. Nesse sentido, o quadrante nos ajuda a classificar as tarefas, dependendo de seu grau de importância e prazos de entrega. Ao mesmo tempo que, por outro lado, permite a organização do trabalho, para que num relance possamos organizar todo o trabalho pendente.
A matriz de Eisenhower é composta por quatro blocos.
A sua classificação, como dissemos, estabelece as tarefas em função da urgência que tal requer, bem como da sua importância.
Como a matriz de Eisenhower é projetada?
Devemos saber que a matriz de Eisenhower, como dissemos, é composta por quatro quadrantes.
No primeiro quadrante estão as tarefas mais importantes e urgentes. Nesse sentido, estamos falando dos projetos mais importantes, que requerem maior atenção, bem como urgência na sua execução. Estas são as tarefas prioritárias na execução.
No segundo quadrante estariam as tarefas que, sendo importantes, requerem menos urgência. Um quadrante que inclui aquelas tarefas a serem realizadas em um período mais longo de tempo, mas que requerem muita atenção, então este quadrante pode nos ajudar a ser proativos no trabalho. Essas tarefas devem ser agendadas, com o objetivo de prevenção.
Por outro lado, no terceiro quadrante temos aquelas tarefas que, embora não sejam importantes, requerem maior urgência. Nesse sentido, devemos ter cuidado para não colocar essas tarefas no primeiro quadrante. Estabelece aqueles que, apesar da urgência que requerem, são menos importantes. Isso pode ser delegado a outras pessoas.
Por último, o quarto quadrante é formado pelas tarefas que não são urgentes nem importantes. Nesse sentido, estamos falando sobre o quadrante menos importante da matriz. Bem, atendendo a essas tarefas, devemos saber que essas são as últimas a que se presta atenção. Em muitos casos, eles podem ser eliminados.
Para se ter uma ideia mais visual, é apresentado um exemplo de como seria a matriz de Eisenhower:
Como funciona a matriz de Eisenhower?
Devemos saber que, como qualquer matriz, a matriz de Eisenhower tem uma função específica, definida pelo autor, que nos ajuda a fazer sua matriz, bem como a utilizá-la corretamente.
Nesse sentido, conforme demonstrado em sua representação gráfica, temos quatro quadrantes, dispostos em dois eixos que medem o grau de importância, bem como a urgência, de todas as nossas tarefas.
O primeiro quadrante, como mostra a sua definição, incluirá aquelas tarefas de maior prioridade, e que, de certa forma, nos ajudam a alcançar aqueles objetivos prioritários que irão determinar a realização dos nossos objetivos. Neste quadrante, portanto, incluiremos crises que requerem solução imediata, problemas que requerem solução rápida, projetos importantes que são de maior importância.
Em segundo lugar, o segundo quadrante concentra-se nas atividades importantes, mas não urgentes. Nesse sentido, incluiremos tarefas relacionadas a observar novas oportunidades, construir relacionamentos, entre outras tarefas importantes, mas que não requerem urgência.
Terceiro, temos o terceiro quadrante, que inclui tarefas que não são importantes, mas que requerem urgência. Neste quadrante incluiremos ligações telefônicas com clientes, e-mails, reuniões, atividades institucionais, entre outros.
Em quarto e último lugar, temos o quarto quadrante. Integra tarefas que não são importantes nem urgentes, por isso não lhe daremos mais importância do que já tem. Este quadrante pode incluir aspectos como tomar café da manhã no escritório por longos períodos de tempo, algumas ligações que não contribuem com nada, e-mails que nada têm a ver com atividade laboral, atividades não laborais, entre outros.
Com esses quatro quadrantes, e ordenando bem as tarefas, o objetivo é que o trabalhador aumente sua produtividade e eficiência.
Objetivos da Matriz de Eisenhower
Como dissemos, há uma série de objetivos a cumprir com a implantação dessa matriz.
Nesse sentido, poderíamos incluir os seguintes objetivos, como os perseguidos principalmente por esta matriz:
- Produtividade aumentada.
- Maior eficiência e eficácia no gerenciamento de tarefas.
- Alcance os objetivos em tempo hábil.
- Organize melhor o trabalho.
- Maior concentração na prioridade.
- Gerenciamento de crise.
- Disciplina.
- Ao controle.
- Visualizar.
Entre tantos outros objetivos que, com a implementação da referida matriz, podem ser alcançados.
