Um mapa de processos é um diagrama que permite ver graficamente todos os processos que são realizados dentro de uma organização e seus inter-relacionamentos.
Certamente, o diagrama permite observar todos os processos que se desenvolvem dentro de uma empresa. Da mesma forma, as fases que compõem cada um dos processos de forma específica. Com isso, obtém-se a visão conjunta de todos os aspectos relacionados a cada processo.
Além disso, você pode ver todas as inter-relações entre as fases de cada processo. Bem como as ligações entre todos os processos, tudo refletido em um único gráfico que é o mapa do processo.
Ou seja, o gráfico apresenta a visualização geral do sistema à medida que toda a empresa está organizada. Isso, por meio de seus processos e de suas inter-relações.
Etapas para criar um mapa de processo
As etapas mais importantes para fazer um mapa de processo são:
1. Delimitação de processos
Como todos sabemos, um processo pode ser muito extenso, por isso é conveniente fazer uma delimitação correta. Isso implica que, ao delimitar um processo, seja elaborado um esquema que reúna todos os elementos do sistema a ser representado. O esquema permite que este extenso processo seja visto de forma simples e clara.
2. Identificação dos elementos
Por outro lado, um elemento é tudo o que pode afetar um processo e o sistema como um todo. Podem ser aspectos como a infraestrutura da empresa, bem como os elementos que são necessários na entrada e saída de cada processo. O mapa do processo mostra todos esses elementos e as relações que são estabelecidas entre eles.
3. Identificação da linha operacional
Da mesma forma, a identificação da linha operacional ou funcional permite observar a seqüência que deve ser seguida para a execução de cada processo. Por este motivo, no mapa de processos é possível estabelecer a estrutura e as rotas que devem ser seguidas na linha operacional.
4. Adicionar processos de suporte
É claro que os processos de suporte podem auxiliar na operação da linha operacional e de gestão. Todos os processos de suporte ajudam a melhorar o desempenho de todo o sistema, por isso é necessário adaptá-los à linha operacional. Os processos de suporte são geralmente atividades administrativas.
5. Adicionar processos que afetam o sistema
Em vez disso, existem processos dentro de uma organização que podem afetar o desempenho de todo o sistema. Portanto, nesta etapa, todos os órgãos funcionais são adicionados dentro do processo que afetam todo o sistema. Podem ser áreas como feedback e qualidade que impactam todo o processo em geral.
Por que um mapa de processo é feito?
O desenvolvimento de um mapa de processos pode gerar diversos benefícios para a empresa, sendo os mais importantes:
- Saiba como as tarefas e trabalhos estão se desenvolvendo dentro da organização, no momento.
- Aumente a qualidade de tudo o que é feito dentro da empresa.
- Melhorar os processos que são realizados dentro da organização.
- Crie e desenvolva novas e diferentes formas de trabalhar, especialmente quando você está passando por momentos de crise.
- Meça e avalie o que está sendo feito. Então, com resultados, fortaleça ações e performance.
Simbologia usada em mapas de processo
Um grande número de símbolos é usado em um mapa de processo e cada um tem um significado. Alguns dos símbolos mais usados são:
1. Setas
Na verdade, as setas indicam a direção seguida nos fluxos. Ajuda a leitura de um fluxograma, pois indica a direção do processo. Por exemplo, da esquerda para a direita ou de cima para baixo.
2. Retângulos
Considerando que, os retângulos representam uma função que deve ser executada e executada. É usado com muita frequência, pois mostra uma ação, operação ou tarefa que deve ser realizada.
3. Ovais
Por outro lado, os ovais indicam o início ou o fim de um processo. Eles são os pontos em um fluxograma que indicam onde você começa e onde termina. Geralmente, há apenas um início, mas eles podem ter vários pontos finais para cada etapa.
4. Diamantes
Da mesma forma, os diamantes representam um ponto importante no qual uma decisão deve ser tomada. Setas marcadas com sim ou não geralmente surgem dessa figura. Claro, apenas uma flecha sai de cada diamante.
Em outras palavras, cada ponto de decisão é seguido por uma seta marcada como sim ou não. Outra opção pode ser verdadeira ou falsa.
5. Paralelogramo
Da mesma forma, o uso do paralelogramo reflete as entradas e saídas dos processos nos fluxogramas.
Tipos de processo
Os processos que podem ser visualizados nos mapas de processos são:
1. Principais processos
Em primeiro lugar, os processos-chave são orientados para agregar valor. Portanto, estão diretamente relacionados aos bens e serviços oferecidos pela empresa. Portanto, o resultado desses processos é valorizado diretamente pelo cliente.
É claro que esses processos são fundamentais porque muitas áreas funcionais intervêm para serem executadas e, por isso, demandam mais recursos.
Além disso, são processos que ajudam a atingir objetivos, estabelecer políticas, usar estratégias e para o funcionamento geral da empresa.
2. Processos estratégicos
Em segundo lugar, os processos estratégicos são estabelecidos pela alta administração, uma vez que definem como a organização opera e como o valor é gerado. Servem de suporte principalmente na tomada de decisões do processo estratégico. O processo estratégico inclui planejamento, implementação da estratégia e melhoria contínua da organização.
3. Processos de suporte
Terceiro, os processos de suporte apóiam os principais processos e processos estratégicos. São essenciais para atingir os objetivos de todos os processos e do sistema da empresa em geral.
Por fim, podemos concluir que um mapa de processos é essencial para se ter uma visão global do funcionamento de uma organização e de todos os seus processos. Ajuda a compreender e definir claramente as funções e atores que as desempenham. Tudo isso considerando a organização como uma gestão de processos que se interrelacionam para se chegar a um resultado final.