Um pedido de compra, também chamado de pedido de compra, é um documento pelo qual o comprador solicita mercadorias ao vendedor.
Desta forma, o que fazemos é documentar as necessidades do nosso produto. O normal é enviar este documento ao fornecedor para que este forneça o referido pedido. Poder fazer fisicamente ou virtualmente (email ou site). O objetivo é poder posteriormente confrontar a guia de remessa com esta encomenda e registar eventuais incidentes, bem como ter as condições da referida encomenda por escrito.
O processo em um pedido de compra
Primeiro você deve descobrir as necessidades que temos. Assim que o fornecedor apropriado for escolhido, o pedido é emitido. O vendedor recebe o original e o comprador fica com uma cópia. O vendedor entrega o pedido e anexa uma nota de entrega que é verificada com ele. Se houver algo não fornecido, ele permanece como pendente.
Este documento é útil para ambas as partes. O comprador pode controlar o tipo ou valor da despesa e fazer uma previsão de pagamentos. O vendedor pode organizar seus diferentes pedidos e fazer uma previsão de cobranças. Em ambos os casos, programas de gerenciamento e até mesmo uma planilha são úteis. Por outro lado, para efeitos legais, uma vez aceite, compromete ambas as partes na troca pactuada.
Conteúdo do documento
Normalmente, são geralmente os mesmos dados exigidos em uma nota de entrega, apenas que a expressão "Pedido" ou similar aparecerá no papel timbrado. Nós os detalhamos abaixo:
- Detalhes do comprador e do vendedor. O número de identificação fiscal de cada país é muito importante. Também o endereço fiscal.
- Data e local de emissão do pedido. O primeiro é essencial, principalmente para controlar o tempo que nosso fornecedor leva para fornecê-lo. Desta forma, podemos evitar quebras de estoque.
- Nome e referência do produto. A quantidade pedida, o preço e possíveis descontos, promoções ou bônus também estão incluídos.
- O método de pagamento escolhido, bem como os termos e valores a serem pagos, se aplicável. Este ponto é importante para uma gestão adequada da tesouraria.
- Custo total, possível transporte, seguro ou despesas semelhantes e, como parte essencial, a assinatura autorizada.
- Data e modo de entrega. Nesse momento, no ato da entrega, será enviada ao cliente uma guia de remessa para assinatura, que geralmente acompanha o pedido. Possíveis incidentes ou o que não foi fornecido também devem ser anotados.
A verdade é que esses requisitos rígidos às vezes são relaxados, dependendo da relação comercial e de confiança. Em muitos casos, os pedidos são feitos verbalmente ou por telefone. Pode até ser solicitado por email mas sem documento de encomenda. Mesmo assim, é conveniente ter sempre o controle desses pedidos.
Um exemplo de documento de pedido
Vejamos um exemplo do que poderia ser um documento de pedido. Nele podemos ver todos os dados necessários e possíveis descontos e despesas relacionadas com o fornecimento dos referidos bens. Também o espaço reservado para ocorrências e para a assinatura de quem recebe a mercadoria.
Nota: Os dados fornecidos acima são dados fabricados.