Os tipos de pedidos são as diferentes formas de solicitação de compra de materiais ou serviços que uma empresa faz aos seus fornecedores.
É importante ressaltar que a solicitação de pedidos é feita pelo departamento de compras de uma empresa. Esses pedidos são formulados de acordo com os requisitos de materiais e serviços feitos pelos departamentos de produção ou depósito.
Por sua vez, o departamento de produção faz esses requisitos considerando que a organização tem o fornecimento dos bens e serviços que serão necessários para realizar o processo de produção.
Enquanto isso, o almoxarifado ou departamento de almoxarifado o faz para ter a disponibilidade necessária de produtos. Isso, para atender às solicitações dos clientes que compram os produtos que a empresa vende.
Tipos de pedidos
Existem diferentes classificações de pedidos, entre as mais importantes podemos citar as seguintes:
1. Pelas condições estabelecidas entre as partes
De acordo com as condições estabelecidas entre as partes, os pedidos podem ser classificados em:
para. Ordem condicional
Obviamente, o pedido condicional é um tipo de pedido cujo cumprimento é restringido por um conjunto de condições comerciais que o comprador exige do vendedor. Essas condições podem ser alguns benefícios como descontos, formas de pagamento, prazos de entrega e condições no futuro da demanda.
Portanto, o cumprimento do negócio dependerá da aceitação das condições do contrato pelo vendedor. Ou seja, esse formulário de pedido é chamado de proposta de pedido.
b. Ordem firme
Este tipo de pedido ocorre quando o comprador e o vendedor concordam com todas as condições estabelecidas. Não requer qualquer tipo de negociação ou modificação para fins de conformidade. Isto, uma vez que todas as condições foram previamente estabelecidas e o respectivo contrato assinado. O documento já é uma nota de pedido.
2. Pelo objeto solicitado
De acordo com o objeto solicitado, os pedidos podem ser:
para. Pedido de serviços
Naturalmente, é o pedido formal de prestação de um serviço ou tarefa por parte de um cliente. Este recurso pode ou não incluir os materiais necessários para realizar a tarefa. Se você não incluir os materiais, o solicitante do pedido será responsável pelo custo dos materiais.
b. Pedido de Materiais
A encomenda de materiais é utilizada por empresas que requerem determinados produtos ou materiais para realizar as suas tarefas e poderem funcionar. Podem ser fábricas que transformam materiais em produtos ou empresas de distribuição que vendem produtos. Ou seja, os materiais podem ser utilizados para consumo ou para reposição de estoque de produtos.
3. Pelo destino do material
Dependendo da destinação do material solicitado, os pedidos podem ser:
para. Ordem de substituição
Sem dúvida, os pedidos de reposição são solicitados pelo almoxarifado ou departamento de almoxarifado de uma empresa. Esses requisitos são feitos de forma a manter a quantidade mínima de estoque de que a empresa necessita. Isso, a fim de atender com eficiência as necessidades de rotina dos clientes internos ou externos da empresa.
b. Pedido extraordinário do consumidor
Um pedido extraordinário pode ser gerado quando a empresa possui um nível adequado de abastecimento desses materiais em seu processo de armazenamento. Mas, como a empresa espera maior consumo ou maior demanda, faz pedidos extraordinários. Dessa forma, consegue atender atendendo de forma adequada as demandas do mercado.
4. Pelo formulário de pedido
Em relação ao formulário, os pedidos são classificados como:
para. Ordem normal
Obviamente, um pedido normal é feito da maneira usual para cobrir o fornecimento por curtos períodos de tempo. Esse tempo pode ser de uma semana, um mês ou atendendo a uma temporada específica. Geralmente, esses pedidos são feitos de acordo com as políticas de abastecimento aplicadas pelas empresas. Ou seja, respondem ao abastecimento normal de que a organização necessita.
b. Pedido programado
Por outro lado, o pedido programado é feito com base nos dados históricos de compras da empresa, considerando os períodos regulares de realização dos pedidos. Desta forma, os custos de gerenciamento e aquisição de materiais são reduzidos. Isso porque a empresa, ao programar seus pedidos, compra em grandes volumes.
É claro que esse tipo de pedido necessita de um controle das datas estabelecidas para as entregas, pois uma falha nos despachos pode afetar a quantidade de estoque necessária.
c. Ordem aberta
Um pedido programado ocorre quando há um compromisso de compra de materiais e produtos em grandes volumes. Mas as entregas são feitas em quantidades menores, espaçando os tempos de entrega. Esses pedidos podem lidar com quantidades aproximadas, que são adquiridas gradualmente.
Como você pode formalizar qualquer tipo de pedido?
Os pedidos devem ser formalizados para que o cumprimento seja eficaz. As maneiras mais comuns de confirmar um pedido são as seguintes:
1. Usando o telefone
Em primeiro lugar, a confirmação de uma encomenda pode ser feita por meio de comunicação telefónica. Mas para que o pedido seja formalizado, é conveniente utilizar um documento escrito, após fazer a confirmação por telefone.
2. Usando meios de comunicação escritos
Em segundo lugar, usando a mídia escrita. As formas mais comuns de comunicação escrita são cartas, fax e e-mail. Os formulários escritos têm a vantagem de todas as condições serem formalmente estabelecidas entre compradores e vendedores.
3. Nota do pedido
Terceiro, uma nota de pedido é um documento impresso que contém os dados mais importantes para facilitar a entrada de informações e agilizar o processo. Isso facilita o processo de compra e venda.
4. Por meio de um agente comercial
Além disso, o pedido pode ser formalizado quando o agente comercial entrega o formulário de pedido e é então assinado para cumprimento.
Em conclusão, pode-se dizer que existem diferentes tipos de pedidos. Estes são adaptados às necessidades e requisitos específicos de cada empresa. Ora, o que deve ficar claro é que, independentemente do tipo de encomenda que se faça, a encomenda deve incluir de forma clara todas as condições de venda que são importantes para a empresa.
Estas condições como preços, descontos, prazos de entrega, qualidade e quaisquer outras que possam interessar, devem ser estabelecidas com a maior precisão possível. Isso, para não dar lugar a diferentes interpretações.