A gestão de projetos é um processo que garante que o projeto seja desenvolvido do início ao fim com todos os recursos atribuídos e no prazo previsto.
O gerenciamento de projetos é uma disciplina que foi aprendida principalmente com a experiência. Ao contrário do que acontece com a gestão empresarial em geral, não há tanta bibliografia associada.
E é que os projetos podem ter naturezas diferentes; comercial, ambiental, legal, educacional, etc. e para cada área existem restrições e fatores que podem influenciar o projeto a sofrer alterações no seu desenho original, estendendo-se no tempo ou nos recursos.
Recursos de gerenciamento de projeto
É difícil apontar isso em uma definição, mas poderia ser simplificado como segue.
Um projeto tem um objetivo, que deve ser desdobrado em vários objetivos mais específicos. Sim, muito semelhante a uma investigação, mas neste caso, para cada objetivo específico deve haver pelo menos os seguintes componentes:
- Tempo de execução.
- Objetivo de execução.
- Recursos associados.
- Cronograma de execução (março a dezembro, por exemplo, incluindo todos os dias não úteis, como feriados e feriados).
- Indicadores de monitoramento.
- Responsável por esse objetivo.
Uma ferramenta muito útil para gerenciamento de projetos é o Gráfico de Gantt, que permite visualizar graficamente o projeto, distribuindo cada uma de suas etapas em cores.
Outro ponto muito importante é o monitoramento permanente e um plano de contingência para cada caso.
Ao desenhar o projeto, é bom fazer uma lista dos possíveis riscos e as medidas que devem ser tomadas para que sejam concretizados. Isso permitirá que você aja rapidamente, sem improvisar.
Observar constantemente as atividades e o orçamento
A execução das atividades deve ser consistente com o percentual do orçamento até o momento, por isso é importante estabelecer etapas. Por exemplo, um projeto com três etapas:
- 1: Março a junho 30% das atividades e 20% do orçamento
- 2: Junho a setembro 50% das atividades e 50% do orçamento
- 3: Outubro a dezembro 100% das atividades e 100% do orçamento
Considerando o exposto, seria perigoso se, por exemplo, na fase 2 apenas 40% das atividades tivessem sido executadas e, mesmo assim, 50% do orçamento tivesse sido gasto. Isso deixa uma redução de 10% nos recursos que devem ser ajustados ao longo do caminho, deixando o projeto vulnerável a novas mudanças.
Outra leitura que esse exemplo tem é que o último trimestre tem uma execução muito ágil e intensa, pois metade do projeto está desenvolvido, portanto, é muito importante monitorá-lo.
Geralmente, há uma tendência a pensar que os projetos têm execução proporcional. Ou seja, as atividades se distribuem de forma equitativa ao longo do período, mas na realidade isso vai depender do tipo de projeto que for executado.
Se for um projeto educacional, logicamente deve ser ajustado aos meses em que os alunos estão na escola, deixando os meses de férias livres ou com menos atividades.
Outro exemplo importante tem a ver com o clima. As obras, por exemplo, sofrem atrasos nos meses de inverno, pois as chuvas ou o frio provocam mudanças e emergências a serem atendidas.
Em suma, a gestão de projetos requer uma avaliação prévia nas áreas financeira, técnica, ambiental, jurídica e comunicacional, para ver que impacto terá no meio ambiente, ou que golpes poderá sofrer durante o seu desenvolvimento.
É por isso que a cada vez os projetos são compostos por equipes multidisciplinares que contribuem com conhecimentos de diferentes áreas com o objetivo de reduzir as incertezas e alcançar a execução desejada no tempo programado. Isso acabaria por ser um gerenciamento de projeto bem-sucedido.
