O orçamento base zero é um documento que reflete quanto e onde os recursos de uma empresa são alocados, com o objetivo de obter mais rentabilidade e eficiência por meio da realocação de itens de despesa.
Em outras palavras, o orçamento baseado em zero vai além de um orçamento regular ou de um relatório padrão.
É uma técnica financeira e contábil que nos permite identificar despesas ineficientes e até inúteis. A partir dessa base, o objetivo é promover os itens de despesas que têm maior impacto positivo para a empresa. Como? Diminuindo ou fazendo desaparecer aqueles que não valem a pena.
Um exemplo comum é quando despesas semelhantes são duplicadas. Pode ser que uma empresa tenha contratado duas linhas simultâneas de internet de diferentes provedores. Nesse cenário, devemos considerar a eliminação de um dos dois provedores e manter aquele que nos oferece o mesmo serviço com o menor preço.
Estágios do orçamento baseado em zero
Durante a elaboração do orçamento base zero, uma série de etapas deve ser seguida para que o resultado seja o que realmente esperamos. Espera-se que esse orçamento transforme a empresa em geral. Isso, uma vez que a redistribuição das despesas afetaria todos os níveis e departamentos desta.
Então, o processo de fazer um orçamento base zero seria feito assim:
Dessa forma, com base nessas cinco etapas, uma mudança pode ser feita em todos os níveis da organização de forma praticamente abrangente.
- Definir uma meta principal: É preciso deixar claro antes de começar a desenvolver o trabalho que o orçamento base zero supõe o que queremos alcançar ou melhorar em nossa empresa. Um exemplo ocorre quando o objetivo é reduzir despesas para compensar uma determinada fase de baixa receita da empresa. Isso acontece se a empresa possui um negócio que funciona melhor em determinadas épocas do ano. Um bom exemplo disso são os parques temáticos no verão e no inverno.
- Definição de níveis de decisão: Esta fase se encarrega de definir os níveis de controle que se estabelecem entre as diferentes linhas de comando da empresa. Para isso, o ideal é ter poucas linhas mas com grande fluência de comunicação e uma presença em que quase todos os níveis se sintam identificados. Um exemplo é o caso da grande empresa que se divide em vários departamentos. Para que haja uma boa comunicação entre eles e para caminhar na mesma direção, os comandos dos departamentos em conjunto com os comandos gerais da empresa devem estar bem definidos. Assim, problemas que possam existir em vários departamentos, por exemplo, poderiam ser identificados e analisados.
- Desenvolvimento de estratégias de decisão: Com base em um ou mais objetivos definidos e níveis de decisão eficazes, prosseguiremos com a implementação da estratégia que nos permite cumprir os objetivos em todos os níveis. Um exemplo são os objetivos mínimos que se estabelecem nos contratos de trabalho que remuneram de forma variável de acordo com os produtos ou serviços comercializados.
- Execução de estratégias: É aqui que começa a estratégia desenvolvida em todos os níveis da organização para atingir os objetivos estabelecidos. Nesta fase, os objetivos e a nova realidade da empresa são colocados à prova e são efetuadas algumas alterações para melhorar o processo. Alguns casos que podem servir de exemplo são quando uma média gerência considera que os objetivos estão acima ou abaixo das capacidades de seu pessoal responsável. Consequentemente, a carga mínima a ser alcançada será reduzida ou aumentada.
- Revisão de processo: Nesta fase final do processo, verifica-se se os objetivos, os prazos e a forma como a estratégia foi desenvolvida estão a ser cumpridos. Com isso querem identificar, por exemplo, vícios que podem ocorrer. Um caso algo frequente é o da acumulação de certas despesas gerais sem identificar a sua utilidade ou destino específico. Podendo, desta forma, ser tratado desde a aquisição de café para funcionários, até fólios para o escritório. Definir essas despesas nos permite analisar as necessidades da empresa e como o processo pode ser aprimorado.
Assim, embora o processo tenha cinco etapas e cada uma delas requeira a anterior que o antecede, dependendo do modelo de negócio e de sua necessidade, ele poderá ser adaptado com ainda mais etapas.
Vantagens e desvantagens do orçamento baseado em zero
Dado que o orçamento base zero exige muito trabalho e afeta a maneira como as coisas são feitas na empresa, a seguir serão expostos os pontos fortes e fracos que sua implementação e implementação podem acarretar:
Considerando que as vantagens superam as desvantagens apenas em fazer o processo corretamente, é lucrativo em todos os níveis adotar um orçamento base zero.
Ou seja, ao completar com sucesso cada uma das etapas do processo, a empresa passa de uma situação de certa ineficiência e incerteza, para a determinação de certos objetivos, orçamento apertado e realocação de recursos. Isso tornará a empresa mais sustentável economicamente.
Exemplos de orçamento baseado em zero
As situações em que a realização de um orçamento base zero tenha levado à identificação de certos desequilíbrios ou problemas em uma empresa serão explicadas a seguir:
- Duplicação de despesas: Identifica despesas duplicadas, ou seja, prestam o mesmo serviço e uma única empresa que o presta é útil para nós. Exemplos são telefonia, assinaturas de software semelhante, compra de produtos da mesma natureza, etc.
- Identificação de despesas supérfluas ou desnecessárias: Durante o processo de orçamento base zero, podemos encontrar itens de despesas que não fazem sentido. Exemplos são despesas com mesadas para funcionários sem que eles viajem para qualquer lugar.
- Previsão de despesas: Procuramos gastar de acordo com as necessidades da empresa, sem excessos. Isso acontece, por exemplo, em negócios sazonais que devem adequar a alocação de recursos de acordo com o período de verão. Um exemplo é que, para um restaurante, a compra de sorvete será feita com maior frequência no verão do que no inverno.
- Alocação de despesas de acordo com as proporções: Embora todos os departamentos possam ter sua própria alocação específica, o departamento que tiver o maior ROI sobre o que é investido nele será o mais lucrativo para aumentar o investimento nele. Um departamento que depende muito desse tipo de visão é o departamento de marketing.
Estas são algumas das situações que podem ser encontradas nas empresas. Dependendo do setor, do porte e do modelo de negócios da organização, um ou outro ponto de melhoria ou retificação tenderá a ser encontrado durante a elaboração do orçamento base zero.
Custos padrão
