As funções de um assistente administrativo são as derivadas de um trabalho administrativo no escritório. Eles vão desde atendimento ao cliente até gerenciamento de documentos de uma empresa.
O trabalho de um assistente administrativo tem múltiplas tarefas e é a base da atividade diária de uma empresa do ponto de vista administrativo.
Embora na maioria das vezes esse cargo profissional seja o de menor posto e salário dentro da estrutura de uma empresa, esse tipo de perfil desempenha muitas e variadas funções básicas para o curso de uma empresa.
Para o seu trabalho, um assistente deve ter conhecimentos e habilidades comprováveis sobre os elementos de um escritório.
Especialmente importante é o domínio do software básico de automação de escritório estendido ao tecido empresarial, bem como outros programas específicos para determinados setores (design gráfico, vetor, programação, ciências atuariais …)
Além disso, geralmente é necessário para esse perfil lidar com equipamentos ou ativos de informática amplamente difundidos em escritórios de todos os tipos. Exemplos disso são computadores, máquinas fotocopiadoras e outros equipamentos de processamento e arquivamento de documentos.
Funções de assistente administrativo
Um assistente administrativo executa um grande número de tarefas no dia a dia de uma empresa. Todos eles podem ser categorizados da seguinte forma e requerem uma série de competências:
- Atendimento ao cliente cara a cara: O atendente é a primeira pessoa à disposição do público e serve de filtro para os clientes das instalações de cada empresa.
- Gestão de comunicações: Este profissional deve organizar contatos de telefone e e-mail. Também é comum você coordenar redes sociais ou elementos da web na ausência de profissionais específicos para essas funções.
- Recebimento, gerenciamento e envio de documentação: É comum que os assistentes administrativos atuem como gestores de bagagens e documentos, distribuindo-os pelos diversos departamentos.
- Tarefas de gerenciamento diário: Muito frequentemente, estes trabalhadores cumprem tarefas elementares de automação de escritório, como a criação de vários tipos de conteúdos e a preparação da agenda do pessoal. Os mais proeminentes são os de faturamento, contabilidade ou gerenciamento de documentos e arquivos.
- Relacionamento com terceiros: As empresas devem estabelecer comunicação com outras pessoas, como fornecedores ou reguladores públicos. Freqüentemente, o assistente administrativo é responsável por manter esse fluxo de informações fluente.
- Apoio à equipe sênior ou supervisores: Tal como no ponto anterior, muitos assistentes realizam tarefas de apoio a outras áreas da empresa do ponto de vista administrativo.
A posição de assistente administrativo
Esse tipo de profissional está presente em todos os tipos de empresas, independentemente do porte e do setor econômico em que participam.
Ao mesmo tempo, está presente tanto em empresas privadas como públicas com acesso através da oposição.
Graças ao desenvolvimento de novos ambientes digitais e ao surgimento de novas telecomunicações, o perfil profissional de assistente administrativo adquiriu novas funções a desempenhar.
Isso afetou a necessidade de treinamento para preencher esta posição na empresa. Normalmente, esta preparação é regulamentada em cursos de formação profissional direccionados para conhecimentos de administração de empresas ou finanças.
