A matriz RACI é utilizada para atribuir e definir o grau de responsabilidade que corresponde a cada uma das pessoas envolvidas na execução de um projeto.
Também é conhecido como matriz de alocação de responsabilidades. O seu objetivo é poder estabelecer os diferentes papéis e responsabilidades que cada pessoa que se forma na realização de um projeto deve assumir.
Como consequência, recomenda-se que seja preparado no início de um projeto. Para que desde o início fique claro e estabelecido o papel e a responsabilidade que cada pessoa que participa de um projeto vai assumir. Isso também garante que uma maior colaboração seja alcançada por todos os participantes.
O que significa cada letra que compõe o nome da matriz RACI
O nome da matriz RACI é composto por quatro letras e cada letra tem um significado. O significado de cada letra é o seguinte:
Letra R
Sem dúvida, o R é a letra que indica quem assume a responsabilidade. Esta carta define o papel da pessoa encarregada de realizar determinada tarefa. Portanto, você assume a responsabilidade de entregar a lição de casa concluída no prazo e da maneira estabelecida.
Letra a
Da mesma forma, a letra A determina quem aprova. A função da pessoa que atuará como aprovador é aceitar e aprovar a tarefa enviada pelo responsável. Em outras palavras, o aprovador certifica que o trabalho foi executado de acordo com os requisitos exigidos.
Letra C
Já a letra C indica quem é consultado. Eles geralmente são especialistas ou conhecedores de um tópico e tarefa, que são consultados para obter sua opinião e sugestões sobre algum aspecto das tarefas do projeto. O externo consultou sua opinião sobre algum aspecto que deve ser levado em consideração na realização do projeto, uma vez que ele é um especialista no assunto.
Letra I
Por fim, a carta I determina quem relata. O papel dessas pessoas envolve todo indivíduo que deve ser informado sobre o processo de evolução e desenvolvimento das tarefas que fazem parte do projeto. Eles também devem ser informados quando as tarefas foram concluídas.
Benefícios de fazer uma matriz RACI
Os principais benefícios a serem alcançados quando uma matriz RACI é feita são:
- As funções e responsabilidades de cada um dos participantes envolvidos em um projeto são claramente definidas.
- É possível determinar quem assume a responsabilidade de prestar contas sobre as tarefas ou obras que devem ser realizadas.
- Permite balancear as cargas de trabalho entre as pessoas, equipes ou departamentos envolvidos no desenvolvimento do projeto.
- Facilita o acompanhamento controlado da evolução e do desempenho das tarefas e trabalhos necessários para concluir com sucesso o desenvolvimento do projeto.
Como construir uma matriz RACI
Para desenvolver uma matriz RACI, as seguintes etapas devem ser seguidas:
Passo 1
Primeiro, as tarefas a serem realizadas dentro de um projeto são determinadas e colocadas como as linhas que compõem a matriz.
Passo 2
Em segundo lugar, as pessoas envolvidas no desenvolvimento do projeto são identificadas e colocadas na forma de colunas dentro da formação da matriz.
etapa 3
Terceiro, são colocadas as letras da palavra que compõe o nome da matriz RACI. Ao atribuir cada letra em cada tarefa, é possível definir quem dos envolvidos será o responsável, quem aprova, quem é consultado e quem deve ser informado na execução de cada tarefa do projeto.
Passo 4
Por fim, será possível determinar se todo o trabalho está bem distribuído, se há algum espaço vazio e se há duplicações. Isso para verificar se tudo está bem formado e evitar problemas posteriores.
Vantagens e desvantagens de aplicar uma matriz RACI
As vantagens que podem ser alcançadas na realização de um projeto aplicando a matriz RACI são as seguintes:
1. Existe um processo de comunicação ágil e simples
A comunicação costuma ser mais simples e rápida, pois a matriz RACI permite visualizar com clareza o papel e a função que cada pessoa deve desempenhar. Isso não elimina, mas minimiza os problemas de comunicação entre as pessoas envolvidas no projeto.
2. Melhore a produtividade
Obviamente, ao minimizar problemas de comunicação, isso contribui para um melhor aproveitamento do tempo e como consequência um aumento da produtividade. O tempo de conclusão de cada tarefa é reduzido e isso agiliza o processo geral de execução.
3. Distribuição adequada de trabalho
Além disso, a matriz RACI permite visualizar as responsabilidades e funções, para que seja possível identificar se a carga de trabalho está distribuída de forma proporcional. Se for possível determinar que um responsável tem uma carga de trabalho excessiva atribuída, os ajustes necessários são feitos antes da execução do projeto. Alcançar uma distribuição mais equilibrada de encargos e responsabilidades.
4. As expectativas são atendidas
Com efeito, ao aplicar esta ferramenta, os resultados obtidos no final de um projeto são muito semelhantes aos resultados esperados no início do projeto. Isso ocorre porque é possível controlar melhor todas as tarefas que devem ser desenvolvidas. Além disso, cada pessoa sabe especificamente pelo que é responsável em todo o processo de execução do projeto.
Embora as vantagens sejam grandes e numerosas, também pode haver desvantagens na matriz RACI.
- A princípio, pode ser excessivamente complexo de aplicar, o que tem um efeito negativo em sua compreensão.
- Apesar de a matriz RACI ser uma ótima ferramenta, não basta apenas criá-la, mas também cumpri-la.
- Em linha com o exposto acima, para quem não está familiarizado com a matriz, pode ser caro gerá-la pela primeira vez.
- Existe a possibilidade de que existam projetos que não requeiram um planejamento desse tipo, então a criação da matriz pode ser mais algo que retarda o projeto, do que algo que o impulsiona.
Concluindo, a matriz RACI é uma ferramenta muito útil que pode ser aplicada em qualquer tipo de projeto. Uma vez que determina os papéis e funções de todas as pessoas que participam de sua realização. Isso favorece um melhor controle e a obtenção de melhores resultados ao final do projeto.