O início de um projeto refere-se a uma série de ações que incluem as tarefas para a execução do projeto, para definir seu escopo com base nos objetivos, bem como para selecionar a equipe necessária para executá-lo.
Em outras palavras, o início de um projeto é a fase em que decidimos o que queremos fazer e quem vai fazer. Portanto, esta é a primeira etapa de qualquer projeto e, sem ela, as demais não poderiam ser realizadas. Geralmente resulta em dois documentos. De um lado, qual seria o termo de abertura do projeto e, de outro, o documento de escopo.
A importância de iniciar um projeto. As três áreas
A fase inicial é de enorme importância, pois serve de ponto de partida para as demais.
Mas, além disso, é baseado em três áreas de interesse a serem consideradas:
- O produto: Esta é talvez a área mais relevante. Para iniciar um projeto, você precisa saber aonde quer ir. Ou seja, o que vamos fabricar, oferecer ou satisfazer.
- O processo: Já sabemos o que vamos fazer e agora temos que estudar como fazê-lo. O método é a maneira pela qual iremos produzir o bem ou serviço ou satisfazer essa necessidade social. Portanto, podemos dizer que é a forma como o faremos.
- As pessoas: Uma vez que sabemos o que vamos fazer, temos que escolher as pessoas que o farão. Esta área está relacionada com os recursos humanos necessários e as tarefas a realizar. Métodos de atribuição como o húngaro podem ajudar.
Erros no início de um projeto
Quando decidimos iniciar uma jornada empresarial ou social, devemos levar em consideração alguns erros que podem ser cometidos. Conhecê-los ajudará a saber prevê-los e, sobretudo, a poder resolvê-los a tempo.
- Primeiro erro, o projeto não é claro e conciso: Embora seja verdade que a vida está cheia de imprevistos, estes devem ser apenas isso, desvios do plano original. Porém, é muito comum que o início de um projeto seja realizado sem saber exatamente o que queremos, mas esse é um erro que devemos evitar.
- Segundo erro, correr antes de andar: Este é, talvez, um dos mais importantes. E não é dedicar o tempo que precisa a cada etapa. As partidas são sempre lentas e por isso vale a pena ter paciência. Se tentarmos acelerar, podemos acabar tendo um problema maior.
- Terceiro erro, falta de comunicação: Este é, talvez, um dos mais frequentes. Nos reunimos com a equipe para saber o que vamos fazer e, uma vez que iniciamos as atividades, não o fazemos novamente. Você tem que se reunir periodicamente, sem exagerar, mas sim, com as ideias da reunião claras para evitar perda de tempo.
Um exemplo de como iniciar um projeto
Finalmente, vamos dar uma olhada em um exemplo para terminar de entender em que consiste esse estágio.
Imaginemos uma empresa que queira oferecer um serviço de plataforma de videoconferência para teletrabalhadores. Estamos partindo de um projeto específico e vamos ver como essa etapa se desenvolveria levando em consideração, por sua vez, os erros mencionados acima.
Como podemos ver, o início de um projeto é baseado em três premissas: a primeira, onde devemos ter clareza sobre o que queremos, um software de videoconferência para teletrabalhadores. Em segundo lugar, devemos estabelecer prazos razoáveis ao longo do processo, pois tudo tem seu tempo e fazê-lo não é uma tarefa fácil. Terceiro e último, temos comunicação, já que você tem que se reunir com a equipe periodicamente para verificar o andamento.