O acompanhamento de um projeto refere-se à realização de um conjunto de ações com o objetivo de verificar a correta evolução da sua execução.
O acompanhamento de um projeto, portanto, e uma vez planejado, começa com a implementação do projeto.
A etapa de monitoramento consiste em verificar se as diferentes fases do projeto estão sendo executadas, no tempo e na forma de cada uma delas. Para isso, utiliza-se uma série de parâmetros e variáveis que nos permitem saber se há ou não desvios do plano inicial.
Importância do monitoramento do projeto
Esta etapa é essencial para estabelecer as medidas necessárias para solucionar os problemas que se percebem na execução. Não podemos iniciar algo se não tivermos um roadmap previamente, bem como um procedimento para verificar se o projeto está funcionando corretamente. Por isso, deve-se estabelecer um acompanhamento claro, conciso e detalhado, com todo o necessário para a tomada de decisões.
Além disso, como veremos na próxima seção, é fundamental estabelecer com clareza como será feito esse monitoramento. É importante que todos saibam o que se espera deles e qual deve ser a sua ação em caso de uma eventual contingência.
Fases de monitoramento do projeto
Vejamos agora em detalhes quais podem ser as fases mais importantes no acompanhamento de um projeto, bem como seus principais requisitos.
- Medir: Primeiro, você tem que medir. A medição é necessária quando queremos controlar algo. Precisamos saber até onde podemos ir ou quais serão os limites para considerar o sucesso ou o fracasso. Portanto, é necessário levantar parâmetros e variáveis, bem como os procedimentos utilizados para analisá-los.
- Reunião e análise: Em seguida, você deve atender e analisar os desvios. As reuniões devem ser concisas, precisas e diretas. Você tem que falar sobre o assunto com os indicadores em mãos e com uma cópia para cada participante. Da reunião deve-se deduzir claramente qual é o problema, bem como suas causas e consequências.
- Busca por soluções: Na próxima etapa, você deve decidir qual caminho seguir para resolver esses desvios. Para esta fase, o melhor é que todos trabalhem em sua área e com seu próprio grupo ou individualmente. Em uma reunião posterior, essas soluções serão consideradas para a escolha das mais adequadas.
- Medir novamente: Finalmente, você tem que medir novamente. Depois de feitas as correções, a análise deve ser usada novamente para ver se funcionaram. Se tivermos sucesso, o projeto continua; caso contrário, será necessário recomeçar.
Exemplo de monitoramento de projeto
A seguir, veremos um exemplo para finalizar.
Vamos imaginar uma empresa que fabrica sapatos. Esta empresa produz calçados e os distribui em diversas lojas multimarcas.
Vamos ver como seria o processo.
Nesta ilustração, podemos ver como seria feito o monitoramento de um projeto. Primeiro, estabelecendo os parâmetros e variáveis de medição. Por exemplo, número de sapatos fabricados ou número de sapatos vendidos. Em seguida, você deve verificar que tipo de calçado funciona melhor. Por outro lado, é preciso levar em conta as novas tendências que despertam o interesse do comprador. Finalmente, você deve verificar novamente e tomar medidas corretivas, se necessário.
