As etapas de um projeto definem as diferentes fases necessárias à sua realização e configuram o seu ciclo de vida.
Portanto, esses são apenas um caminho a percorrer. Assim, todo projeto tem três momentos cruciais: nasce, cresce e termina. Portanto, é conveniente conhecer as etapas que ocorrem em cada uma delas e como realizá-las. Estas não são uma regra rígida, mas sim uma recomendação baseada em pesquisas, análises e experiências anteriores.
As cinco etapas de um projeto
Vamos ver quais são as cinco etapas usuais no ciclo de vida de um projeto, quais sejam: início, planejamento, execução, controle e encerramento.
O começo
Todos os inícios são difíceis e neste caso não é diferente. Devemos saber o que queremos, como vamos conseguir e o que temos. Mas tudo a partir de uma visão geral, já que os detalhes serão realizados no planejamento.
Um projeto geralmente começa a partir de uma ideia ou um estado de espírito e por isso é importante visualizá-lo. Nesta fase é conveniente anotar tudo o que vier à mente e podemos usar um notebook e até um telefone celular. Devemos saber o que queremos alcançar para que possamos planejar e executar mais tarde.
Planejamento
Agora é a hora de planejar tudo detalhadamente e de forma realista. Esta etapa é crucial, por isso requer toda a nossa atenção. Nele, devemos levar em conta o que vamos precisar, como vamos conseguir, com quem vamos contar ou o que vamos fazer em caso de contingência.
Os planos mudam com o tempo, mas tê-los ajuda você a se manter no caminho certo. Portanto, esta etapa deve ser elaborada detalhadamente. Um modelo semelhante ao de um plano estratégico ou de negócios pode ser muito útil.
A execução
É hora de começar a trabalhar. O projeto deve começar a funcionar e todos os processos que foram planejados serão colocados em prática. Nesta etapa, é conveniente manter uma contabilidade clara de todos eles para que posteriormente seja feito o controle pertinente.
Nesse ponto, você precisa ser paciente e seguir passo a passo. Executar não é uma boa ideia quando se trata de projetos. Somente quando uma parte for resolvida, começaremos a próxima. Desta forma, minimizaremos possíveis problemas resolvendo-os um por um.
Controle das etapas de um projeto
Agora você tem que fazer o acompanhamento. Verificamos, assim, onde erramos e qual foi o desvio do plano. Só então podemos propor as medidas corretivas adequadas. Mais uma vez, ter tudo documentado será muito útil.
Nesta fase, são estabelecidas melhorias, mas também possíveis falhas em contingências. Quando planejamos, decidimos o que fazer em casos extraordinários e agora temos que avaliar sua eficácia. Depois de corrigir os erros, eles não acontecerão novamente no futuro.
O fim chegou
Tudo acaba e os projetos também. No caso de bens ou serviços, estes têm um ciclo de vida: nascem, crescem e no final desaparecem. Claro, quando começamos um negócio, pensamos no longo prazo, mas devemos ter clareza sobre o que fazer em caso de encerrá-lo. O mesmo acontece com qualquer tipo de projeto.
Aqui, se necessário, serão estabelecidas as condições de fechamento. Assim que o projeto estiver concluído, você deve saber o que fazer e como. Esta etapa é, dentro das etapas de um projeto, tão importante quanto as demais, pois é onde costumam aparecer os conflitos de interesse. Portanto, requer toda a nossa atenção e não devemos deixar nada ao acaso.
Exemplo de etapas de um projeto
Imaginemos, finalmente, que queremos criar uma associação sem fins lucrativos dedicada a promover a cultura econômica em nosso país. Nos encontramos com colaboradores e moldamos a ideia. As etapas a seguir podem ser resumidas na seguinte figura:
O processo é simples, embora dependendo do projeto possa ser complicado. Primeiro a ideia, a associação, segunda execução, você tem que criar, iniciar, ver quem vai colaborar e assim por diante. Então você tem que fazer um acompanhamento para encontrar desvios ou erros. Por fim, a última das etapas de um projeto é o encerramento, que deve ser claro e conciso.