Um pagamento é o pagamento de uma quantia em dinheiro destinada a extinguir uma obrigação. Embora a despesa seja voluntária, visto que podemos consumir ou não, o pagamento é aquela quantia de dinheiro que vai custear uma obrigação.
Uma despesa significa uma diminuição no patrimônio líquido devido à compra de um bem ou à demanda por um serviço. É lançado na demonstração do resultado. Quando falamos em gastos, estamos falando em termos econômicos.
Por outro lado, um pagamento significa uma saída de dinheiro para a compra de um bem ou a procura de um serviço. É lançado no balanço. Quando falamos sobre pagamento, estamos falando sobre termos financeiros.
É muito importante diferenciar esses conceitos para manter uma contabilidade empresarial correta.
Exemplo da diferença entre despesa e pagamento
Para deixar mais claro, veremos o seguinte exemplo:
Uma empresa de brinquedos compra 1000 kg de plástico a um fornecedor para fazer um novo brinquedo infantil ao preço de 1 € / kg. A partir daqui, podemos nos encontrar em duas situações, que o pagamento é diferido ou em dinheiro. Se houver um pagamento diferido, esta compra terá uma despesa de € 1000. Portanto, isso produzirá uma diminuição em seus ativos. Agora, comprar no prazo significa que provavelmente você vai pagar em 30, 60 ou 90 dias, dependendo do acordo com o fornecedor. É por isso que não é um pagamento, mas uma despesa. Se a compra ocorrer próximo do final do ano, é possível que o pagamento dos € 1000 ocorra no ano seguinte. Quando a empresa de brinquedos finalmente paga a compra do plástico, podemos dizer que o pagamento ocorreu porque houve uma saída de caixa, ou seja, uma diminuição da tesouraria da empresa.
A partir deste exemplo, podemos extrair as seguintes observações:
- Uma despesa não precisa ser um pagamento, nem vice-versa.
- É possível que uma despesa e um pagamento ocorram simultaneamente. Isso acontecerá quando o pagamento for em dinheiro.
Em suma, uma despesa não significa que a empresa paga pelo bem ou serviço adquirido, apenas o lançamento contábil correspondente será feito, mas não como um pagamento - a menos que tenha sido em dinheiro - enquanto ocorre um pagamento no momento do pagamento da empresa - valor a redundância - pelo bem ou serviço adquirido, seja em dinheiro, por cheque ou por transferência bancária.
Também é muito importante saber a diferença entre receita e cobrança.