Os livros contábeis são aqueles documentos onde todas as informações econômicas, financeiras e contábeis de uma empresa são refletidas e refletidas. Ou seja, todos os dados necessários aparecem nos livros contábeis para se compreender o funcionamento econômico-financeiro de uma empresa.
Esses livros são atualizados periodicamente, coincidindo com o exercício. Quando um novo ano fiscal começa, novos livros-razão também são criados. Por exemplo, durante o ano de 2016 a empresa registrou as informações nos livros daquele ano. No início do ano de 2017, os livros do ano de 2016 são considerados finalizados e novos são criados, que serão os livros do ano de 2017. Em alguns países o ano fiscal não coincide com o ano civil
Tradicionalmente, nos livros contábeis, as informações eram refletidas no papel. No entanto, com o surgimento de novas tecnologias, já começou a aceitar livros de contabilidade em formato digital ou informatizado.
Os livros contábeis podem ser obrigatórios ou voluntários.
Conta TLivros de contabilidade obrigatórios
Há uma série de livros contábeis que são obrigatórios porque o legislador os estabelece. Embora um ou outro possa ser estabelecido em cada país, os mais comuns são os seguintes:
- Livro diário: Todas as operações realizadas pela empresa são contabilizadas. Visualmente, ele é configurado como uma sucessão de lançamentos contábeis, organizados em ordem cronológica.
- Livro de inventário: Inclui o chamado saldo de somas e saldos de balancetes. Ou seja, todas as contas com o saldo da empresa (ativo, passivo, patrimônio líquido, despesa e receita) são atualizadas periodicamente. O último saldo das importâncias e saldos deve coincidir com o balanço elaborado para as contas anuais. Além disso, o livro de estoque deve incluir o saldo inicial e o chamado estoque de estoque, ou seja, as unidades físicas que compõem o estoque da empresa e sua avaliação (usando qualquer um dos métodos de avaliação aceitos).
- Contas anuais: São relatórios que refletem as informações econômico-financeiras da empresa. Existem 5 documentos: Balanço, demonstração de resultados, demonstração das mutações do capital próprio, demonstração dos fluxos de caixa e memória. As contas anuais são elaboradas uma vez por ano, ou seja, não são alteradas periodicamente, como as anteriores.
Os livros contábeis obrigatórios devem ser depositados e legalizados no Registro Mercantil. Além disso, tiveram de ser previamente aprovados pela Assembleia Geral de Acionistas.
Balanço de comprovaçãoLivros contábeis voluntários
Existe outra série de livros de contabilidade em que o legislador não estabelece o seu caráter obrigatório. No entanto, para o funcionamento interno da empresa, esses livros contábeis são muito úteis e podem melhorar a eficiência da empresa. Nos livros contábeis voluntários não há obrigação de aprovação pelos sócios, nem obrigação de depósito e legalização no Registro Mercantil. Os mais comuns são os seguintes:
- Livro maior: Representa um resumo de todas as contas contábeis. Visualmente, é configurado em forma de T, observando todos os movimentos que afetam o débito e o crédito da conta correspondente. Isso nos dá uma imagem visual muito prática do saldo que uma conta possui em qualquer época do ano. O saldo é a diferença entre o débito e o crédito, sendo o saldo devedor quando o débito é maior que o crédito e o saldo credor, quando o crédito é maior que o débito. O livro-razão seria composto de todos os T's das contas contábeis (como o que podemos ver abaixo).
- Outros livros auxiliares: Entre os outros livros voluntários, podemos encontrar o livro bancário (que reflete os movimentos do banco), o livro caixa (que reflete os movimentos de dinheiro ou à vista - pagamentos e cobranças), o livro de vencimento (onde os vencimentos das faturas a pagar e a cobrar são refletidos e ordenados cronologicamente), etc.