O processo administrativo é o conjunto de documentos que servem de base para que um órgão administrativo se pronuncie sobre uma resolução administrativa.
O processo administrativo deve ser constituído por todos os documentos relevantes que ajudem a Administração Pública a resolver uma questão. Em outras palavras, deve incluir todos os decretos, acordos, testes, pareceres e até notificações.
Documentos que NÃO pertencem ao arquivo administrativo
Existem determinados documentos que não devem ser incluídos no processo administrativo devido à sua irrelevância:
- Documentos contendo opiniões ou avaliações subjetivas.
- Informações auxiliares ou preparatórias de suporte que não fornecem informações novas.
- Comunicações internas entre funcionários da Administração Pública.
- Relatórios não obrigatórios.
Características do arquivo administrativo
As principais características são:
- O processo administrativo é informado por todos os documentos que reúnem ações ou processos administrativos desde o início de ação de ofício da administração ou a pedido de uma das partes.
- Está promovendo que este arquivo seja eletrônico e não em papel.
- Para que esse arquivo administrativo cumpra sua função, ele está organizado cronológica e individualmente.
- Os documentos são foliados e cada fólio deve ser rubricado.
- O início de qualquer procedimento, de qualquer tipo, começa com a formação daquele arquivo, onde são coletados os dados básicos.
- Esses autos trazem causas de atos ou acordos administrativos. Esses atos ou acordos podem ser apelados perante os tribunais. Portanto, este processo serve de prova para eventual revisão perante os Tribunais da jurisdição contencioso-administrativa.
Envio do arquivo aos tribunais
Um aspecto importante desse processo administrativo, que inclui cronologicamente todos os processos, é a sua submissão aos tribunais quando da contestação de atos administrativos. Como é feito esse envio com todas as suas garantias?
- O processo deverá ser encaminhado pelo órgão administrativo que dele dependeu para ditar a ação recorrida.
- Você deve enviar este arquivo dentro de um curto período de tempo determinado pela legislação administrativa.
- Se o processo não for encaminhado ao tribunal para que se verifique se o ato administrativo baseado no mesmo processo está de acordo com a lei, o juiz poderá multar a Administração Pública por sua desobediência.
Tipos de arquivo
Os principais tipos de arquivos são:
- Arquivos judiciais: Começam com a apresentação da reclamação e são formados pelos oficiais de justiça. O processo termina quando o juiz decreta o processo ou emite uma sentença. Se um advogado necessitar de saber em que fase do processo se encontra o seu caso, pode pedir ao tribunal que entregue o processo completo para que possa conhecer todos os detalhes do processo judicial.
- Arquivos administrativos: Eles podem surgir de qualquer tipo. Pode ser de natureza disciplinar. Por exemplo, um arquivo foi aberto a um funcionário que não cumpriu suas funções. Ou pode ser para resolver uma petição de um cidadão. Por exemplo, um arquivo foi aberto para obter a nacionalidade.
- Arquivo policial: Este processo é de natureza criminal, pois tem como função recolher as informações necessárias para saber se está a ser cometido um crime que será levado ao juiz e que por sua vez está de acordo com o processo judicial.