A digitalização é o processo pelo qual os processos analógicos e objetos físicos são convertidos para o formato digital.
Em outras palavras, digitalização é o procedimento pelo qual determinadas operações podem começar a ser realizadas por meio de mídias digitais, como computadores ou smartphones, geralmente com o auxílio de uma conexão à Internet.
Da mesma forma, digitalização refere-se a uma mudança de formato, de artigos ou documentos, do físico para o digital. Ou seja, os arquivos não estão mais no papel para mover para uma tela.
A digitalização, vale esclarecer, é um processo que não é realizado apenas por empresas ou instituições. Em vez disso, é uma mudança na maneira como as pessoas gerenciam todos os tipos de informações, desde arquivos financeiros ou bancários até arquivos de fotos que não são mais impressos para colocar em um álbum. Em vez disso, as fotos agora são geralmente salvas em um arquivo digital e podem ser carregadas, por exemplo, para a nuvem.
Vantagens e desvantagens da digitalização
Entre as vantagens da digitalização, podemos destacar o seguinte:
- Permite economia de papel e tinta de impressão, já que os documentos são arquivados digitalmente.
- Continuando com o ponto anterior, ao usar menos papel, menos resíduos são gerados, ajudando o meio ambiente.
- Documentos digitais são mais fáceis de compartilhar. Por exemplo, vamos imaginar que estamos realizando um procedimento com uma instituição que está localizada em outra cidade ou país. Em seguida, os documentos podem ser enviados por e-mail, chegando imediatamente. Isso, em vez de enviar os papéis correspondentes, o que levaria dias ou semanas.
- É mais fácil localizar um arquivo quando ele está na mídia digital. Isso, comparado ao que é procurar um documento específico entre uma pilha de papéis.
- A digitalização também combate a economia informal e a corrupção governamental.
No entanto, a digitalização também tem algumas desvantagens:
- Nem todas as pessoas podem se familiarizar facilmente com a mídia digital, especialmente se já forem velhas. Portanto, mesmo que uma entidade mude vários de seus procedimentos para digital, alguns dos usuários ficarão desconfortáveis ou relutantes com o novo sistema.
- O digital nem sempre é infalível. Pode ser que, devido a erro humano ou vírus, por exemplo, os arquivos sejam perdidos.
- A digitalização geralmente não é imediata, leva um certo tempo para conseguir transferir todos os arquivos, por exemplo, de uma empresa, do meio físico para o digital.
- Quando as pessoas compartilham documentos ou informações em mídia digital, sempre pode haver o risco de que os dados caiam nas mãos de pessoas inescrupulosas como os hackers.
Exemplo de digitalização
Vamos imaginar que uma empresa bancária, como parte de seu processo de digitalização, decidiu permitir o envio de extratos de cartão de crédito por correio. Eles farão isso gradativamente, começando pela cobrança de um valor adicional pelo envio do documento físico. Desta forma, os clientes são incentivados a receber as informações apenas por e-mail.
Com o tempo, cada vez menos clientes bancários devem estar dispostos a pagar para receber seu extrato em papel.
