O controle interno é um procedimento que faz parte do controle dos recursos e ativos de uma empresa, e serve para manter um registro de sua atividade e rastreabilidade.
À medida que as empresas crescem, fica cada vez mais difícil acompanhar o que está acontecendo com seus recursos, ativos, ferramentas e pessoas.
Por isso, tornou-se necessário estabelecer um mecanismo que permita registrar a utilização desses recursos, bem como as atividades.
Exemplos de controle interno em recursos e ativos financeiros
Alguns usos do controle interno aplicáveis a mercadorias são as verificações de entrada e saída de veículos de propriedade da empresa. Este controla a atividade do veículo, o desgaste, o consumo de combustível e o responsável por ele.
Ao lidar com os veículos da empresa, os motoristas devem carregar um diário onde são registrados o início e o final da viagem, juntamente com os tempos de cada etapa.
Outro exemplo é o controle de estoque de materiais no almoxarifado. Os sistemas PEPS e UEPS requerem necessariamente uma verificação de controle interno para saber datas e tipos de material ou estoque. É um insumo contábil, que também pode ser utilizado para a depreciação de mercadorias.
Em relação aos recursos financeiros, é realizado um controle interno antes de executar uma despesa, por exemplo, nas GAV (Despesas Administrativas e de Vendas) que derivam das atribuições dessas funções. No entanto, deve ser controlado de forma a não ultrapassar o necessário para essa execução no período.
Por exemplo, se para um mês de vendas é necessário comprar folhas de papel, lápis e tinta de impressora, o controle interno deve ter uma estimativa do que se gasta mensalmente e verificar todos os meses, para proteger essa margem de gasto.
Backups de controle interno
Assim como é feito um registro instantâneo de recursos e atividades, é importante arquivá-lo para gerar um arquivo referente a cada elemento controlado.
Existem diversos softwares de controle interno que as empresas podem contratar, ou basta uma planilha do Microsoft Excel, caso seja solicitada.
Para evitar perdas, você pode comprar uma nuvem de armazenamento virtual e fazer upload desses arquivos lá para evitar sua perda.
Se você também possui o suporte em papel com assinaturas de responsabilidade, é conveniente digitalizar esses documentos. Por exemplo, por meio do scanner e posterior esvaziamento para pastas digitais.
Chefes de controle interno
Os responsáveis pelas ações de controle interno devem ser ordeiros, organizados e capazes de atuar em cenários de alta demanda, pois por exemplo, poderiam ter controle de vários elementos ao mesmo tempo: controle financeiro de despesas, controle de estoques, controle de utilização dos ativos da empresa e controle de entrada e saída de pessoas.
Se algo falhar neste processo de registro, pode haver desvios na realidade operacional e no capital da empresa, no que diz respeito ao seu patrimônio. É por esta razão que o controle interno deve fazer parte de um sistema de operações ordenado e encadeado.
O controle interno fornece suporte valioso para a gestão operacional da organização, garantindo processos de rastreabilidade transparentes e seguros.
Portanto, sua importância reside no fato de as empresas, independentemente de sua estrutura e porte, implementarem algum sistema de controles internos, de forma a manter um melhor registro de seu patrimônio e poder diagnosticar onde há desvios logísticos, de forma a estar constantemente melhorar os processos de sua cadeia de valor.