O planejamento é a primeira etapa do processo administrativo. O planejamento consiste em definir as estratégias que auxiliam no alcance dos objetivos previamente estabelecidos.
Fundamentalmente, o planejamento é uma ferramenta utilizada na gestão para definir metas e escolher os meios para alcançá-las. Isso permite que um curso de ação concreto e definido seja seguido. Com o planejamento, você pode determinar o que será feito, como será feito, onde e quando será feito e quanto nos custará.
Da mesma forma, esta ferramenta de planejamento nos permite decidir no momento presente o que faremos no futuro. Primeiro se define o problema, depois se analisa o passado e se traça o plano que devemos seguir.
Etapas de planejamento
Na verdade, toda empresa ou organização existe para atingir um objetivo específico. Portanto, a missão deve justificar a razão de ser da empresa na atualidade. Enquanto a visão indica o que a empresa espera ser no futuro.
Portanto, uma definição clara da missão, visão e valores de uma empresa determina o tipo de cliente que atende, os produtos que oferece e as necessidades que satisfaz. O planejamento deve estar de acordo com esses aspectos fundamentais da organização.
As principais etapas a serem seguidas no processo de planejamento são:
1. Avalie a situação atual
Em primeiro lugar, a avaliação da situação deve incluir uma análise dos fatores mais importantes para a empresa. Esses fatores podem ser indicadores econômicos, tendências de mercado, concorrência e os recursos que a empresa possui.
Ou seja, o planejamento começa no ambiente da organização. Com isso, o objetivo da empresa é definido e os objetivos de curto, médio e longo prazo que se espera sejam alcançados. Buscar aproveitar oportunidades e evitar ameaças do meio ambiente.
2. Definição de metas e objetivos
Em segundo lugar, metas e objetivos definem as coisas mais importantes que uma organização espera alcançar a curto, médio e longo prazo. Os objetivos devem ser claramente definidos, portanto, devem ser realistas, mensuráveis e relevantes para a organização.
Claro, os objetivos são os pontos comuns pelos quais todos os funcionários de uma empresa devem trabalhar. Tornando-se pontos-chave que norteiam as ações e atividades das pessoas.
3. Prepare o plano de ação
Terceiro, para que os objetivos sejam alcançados, é necessário definir um plano de ação. O plano de ação indica as atividades específicas que devem ser realizadas para atingir os objetivos. Além disso, essas ações concretas podem ser estratégias ou táticas que devem ser realizadas para cumprir os propósitos do plano.
4. Alocação de recursos
Quarto, os recursos necessários para executar o plano podem ser humanos, financeiros, físicos e materiais. Esses recursos devem ser atribuídos de acordo com as ações ou atividades incorporadas no planejamento.
Certamente, esses recursos precisarão ser organizados de forma eficiente no processo de planejamento. Da mesma forma, um processo de controle deve ser mantido ao longo da execução do plano.
5. Execute o plano
Quinto, a execução envolve colocar o plano de ação em ação. Para isso, é necessário delegar autoridade, da mesma forma atribuir tarefas e responsabilidades para atingir os objetivos do plano. Ao longo da execução do plano, o feedback pode ser fornecido conforme necessário.
6. Controle
Finalmente, o controle é necessário no processo de planejamento para que os objetivos sejam alcançados. Por isso, deve-se fazer um acompanhamento de como as atividades estão sendo realizadas e de como os objetivos estão sendo alcançados.
Princípios de planejamento
Os princípios mais importantes de planejamento são:
1. Precisão
Acima de tudo, na execução do processo de planejamento, ele deve ser o mais claro e preciso possível. Porque o plano tem que nortear as ações concretas a serem realizadas. É por isso que deve ser o mais específico possível, para que não seja difuso ou muito geral. Desta forma, será possível conseguir que os objetivos sejam cumpridos com eficiência e eficácia.
Da mesma forma, a precisão evita improvisação ou imprecisão na execução. Para que o plano funcione, deve ser baseado em dados reais e em raciocínios precisos e exatos.
2. Flexibilidade
As organizações estão, é claro, sempre mudando, então o planejamento precisa ser flexível para se adaptar facilmente às mudanças. Portanto, deve ser capaz de se adaptar às mudanças que podem ocorrer após a elaboração do plano.
Na verdade, todo plano deve ter uma margem de folga em situações imprevistas. Encontrar novas diretrizes de ação que permitam o ajuste a novas situações.
3. Unidade
É importante observar que, embora a cada departamento da organização seja atribuída uma meta ou objetivo específico, todo o plano está orientado para a realização de um objetivo comum. Ou seja, embora existam planos específicos para cada unidade, todos devem estar coordenados a um plano geral.
Certamente, todos devem estar perfeitamente integrados para conseguir uma coordenação adequada de funções, recursos e atividades. Só assim é possível atingir os objetivos.
4. Viabilidade
Por outro lado, o plano não deve ser tão ambicioso que seja impossível de concretizar. Mas não tão otimista a ponto de parecer muito fácil de conseguir. Recomenda-se que o plano seja executado, adaptando-se às condições e necessidades da organização.
Claro que o planejamento deve ser realista, portanto deve ser elaborado de acordo com a realidade, com a experiência e com os recursos que a empresa possui.
Recursos de planejamento
As principais características do planejamento são:
- É uma ferramenta usada para tomar decisões importantes em uma organização.
- O processo de planejamento busca otimizar o alcance dos objetivos.
- Procura adequar os objetivos às necessidades da empresa e aos recursos de que dispõe.
- Ele define ações concretas que são implementadas no momento presente para alcançar objetivos futuros.
- O planejamento é um processo racional e deliberado.
Tipos de planejamento
Entre os tipos de processos de planejamento, encontramos:
1. Estratégico
Em qualquer caso, o planejamento estratégico é o que define as diretrizes de ação do plano geral da organização. É executado pelos gestores seniores de uma empresa. Envolve toda a empresa, geralmente são estabelecidos e definidos objetivos de médio e longo prazo.
2. Tática
Já o planejamento tático inclui planos específicos para cada unidade ou departamento e estão subordinados ao plano estratégico. São planos muito detalhados, pois orientam o curso de ação de cada departamento. É por isso que também é chamado de planejamento funcional.
Normalmente inclui o plano detalhado para cada área de gestão da empresa e está sempre subordinado ao plano geral da empresa. Eles também estão ligados a decisões de curto prazo.
3. Operacional
Geralmente são planos de curto prazo, intimamente relacionados ao planejamento tático. São ações e atividades que devem ser realizadas nos níveis mais baixos da organização empresarial.
Dessa forma, o planejamento operacional determina como os recursos são alocados para implementar o plano. É um planejamento de curto prazo para cada área operacional. Estabelece as etapas que devem ser seguidas e os horários em que devem ser cumpridas.
Concluindo, pode-se dizer que o processo de planejamento é essencial para que uma empresa atinja um alto nível de desempenho. Pois bem, através do planejamento, as metas e objetivos que se espera sejam alcançados são definidos. Além disso, podem ser escolhidos os meios mais adequados para o conseguir. Sem um plano, os recursos humanos, financeiros e materiais que uma empresa possui não podem ser administrados de forma adequada.