O escritório de representação é uma espécie de estabelecimento comercial. É um local físico onde opera uma empresa não residente, onde as atividades são exercidas de forma indireta. Eles relatam negócios para a empresa no país onde o escritório está localizado ou em seu país de origem.
O escritório de representação, portanto, é um local físico fixo por meio do qual uma ou várias empresas fazem negócios no país em que estão localizadas.
Dado que a empresa não tem presença física no país, estabelece um escritório de representação com o objetivo de desenvolver uma atividade que agregue valor à empresa, que pode ser uma atividade relacionada com a publicidade, promoção de determinado bem ou serviço , a prestação de informações empresariais, pesquisas de mercado, bem como, em geral, as atividades relacionadas com a empresa e seu ramo de atividade.
Em suma, poderíamos dizer que um escritório de representação realizará todas as atividades que excluem os termos que definem um estabelecimento permanente. Ou seja, tudo que não seja o desempenho direto de sua atividade.
Então, imagine uma empresa que queira vender seu produto (vinho, por exemplo) no exterior. Esta empresa, para isso, estabelece escritórios de representação nos países onde pretende comercializar o seu vinho. Deste modo, este gabinete ficará encarregado de realizar tarefas centradas na promoção, venda indireta, bem como outras tarefas relacionadas com a promoção da venda de vinho pela empresa estrangeira no referido território.
Características de um escritório de representação
Dentre as características que definem um escritório de representação, cabe destacar:
- É um espaço físico, estabelecido por uma empresa não residente.
- Não tem personalidade jurídica própria, mas depende do progenitor estrangeiro.
- As ações são realizadas por representante reconhecido pela empresa estrangeira.
- O escritório de representação não exerce uma atividade económica propriamente dita, mas sim indiretamente.
- A empresa estrangeira é responsável pelas despesas incorridas por este escritório de representação.
- Não possuem capital próprio, embora possam ter orçamento atribuído.
O que é uma filial estrangeira? Como é diferente de um escritório de representação?
Embora possam parecer iguais, é importante observar uma distinção essencial que faz a diferença entre um escritório de representação e uma filial.
Assim, esta diferença encontra-se no facto de o escritório de representação, ao contrário de uma sucursal, não poder exercer uma atividade económica. Ou seja, sua atividade está relacionada com a venda indireta dos bens ou serviços que a empresa possui no país estrangeiro. No entanto, esta actividade não pode ser exercida, como se depreende, de forma directa, razão pela qual são habitualmente serviços de apoio ou auxiliares.
Estes escritórios, regra geral, funcionam normalmente na área de estudos de mercado, publicidade e prestação de informação, bem como actividades orientadas para a promoção indirecta do bem ou serviço que a empresa estrangeira pretende vender no território onde se encontra o referido escritório.
Sucursal estrangeira: O que é um estabelecimento permanente?
Uma vez que sabemos a diferença entre escritório de representação e filial, é hora de saber por que essa distinção é estabelecida.
E é que, ao contrário do escritório de representação, o estabelecimento permanente é aquele que tem personalidade fiscal, ou seja, desenvolve atividades econômicas e, portanto, paga impostos. Ou seja, o estabelecimento permanente é uma espécie de escritório de representação em país estrangeiro no qual se desenvolvem atividades voltadas diretamente para a obtenção de receitas e benefícios para a empresa estrangeira.
Por este motivo, estabelece-se a distinção, uma vez que o estabelecimento estável deve pagar os impostos por esta atividade e pagar os impostos no país em que essa atividade é exercida. O escritório de representação, como sabemos, não tem personalidade fiscal e não tem que pagar impostos no território, por se tratar de uma atividade indireta.
O que é um representante fiscal?
Em todo escritório de representação, salvaguardando as exceções porque não existe lei comum em todo o planeta, deve ser nomeado um representante fiscal.
Este representante é a pessoa que atua em nome da empresa no território.
Normalmente, estamos falando de uma pessoa que geralmente reside no país onde está estabelecido um escritório de representação. Será esta a pessoa através da qual a empresa desenvolverá as atividades no referido território. Além disso, esta pessoa também responderá pela empresa perante outras empresas, autoridades, bem como outros agentes.
Da mesma forma, deve ser comunicada ao Governo a designação de um representante fiscal, ao mesmo tempo que deve ser mencionada a atividade que este irá desenvolver no país. Em outras palavras, sua presença deve ser comunicada, assim como seus poderes.
O escritório de representação no setor público: Embaixadas, consulados, escritórios comerciais.
O escritório de representação também está presente no setor público.
Os países, como se fossem empresas, também possuem uma rede de escritórios no exterior em que um representante tributário (um cônsul ou um embaixador) defende e representa os interesses de um país, em relação a um país estrangeiro no país. localizado o escritório de representação.
Exemplos disso são embaixadas, consulados, escritórios comerciais, entre muitos outros tipos.
Os escritórios de representação da Espanha, por exemplo, realizam tarefas como a atividade diplomática, a representação dos interesses da Espanha no país, bem como a dos espanhóis, e o desenvolvimento de atividades voltadas para a promoção da Espanha.