A matriz de priorização é uma ferramenta que permite comparar e selecionar entre determinados problemas ou soluções as prioridades para tomar uma decisão.
O mais importante dessa matriz é que ela ajuda a selecionar uma opção considerando uma lista de alternativas com base em determinados critérios. Um critério é um parâmetro que se toma como referência para avaliar as prioridades e sobre isso poder tomar uma decisão consensual. Facilita também a melhor alocação dos escassos recursos de que dispõe, para que sejam utilizados de acordo com as prioridades apresentadas.
Além disso, essa ferramenta também é conhecida como Diagrama de Priorização. É usado especialmente no campo da qualidade. É muito útil escolher uma alternativa entre várias possibilidades.
Para que é aplicada uma matriz de priorização?
Uma matriz de priorização é aplicada a:
1. Identifique quais serão os critérios de avaliação e sua avaliação
Em primeiro lugar, a identificação dos critérios e a sua avaliação é muito importante porque nos permite determinar o seu nível de importância. Sem eles, o processo de priorização ou classificação dos critérios em ordem de importância não poderia ser realizado.
Uma vez que esses critérios e sua avaliação refletem a importância de todas as tarefas que se espera que sejam realizadas. Por não ter esses parâmetros, uma classificação correta não pode ser feita.
2. Esclarecimento de problemas
Em segundo lugar, esclarecer os problemas é essencial, porque na maioria dos casos os problemas não podem ser entendidos com a transparência necessária. Somente quando os problemas são compreendidos, eles podem receber a melhor solução.
3. Análise da solução
Terceiro, soluções alternativas para os problemas devem ser propostas. A matriz de priorização permite propor soluções e propor um plano. O plano determina como a solução será implementada.
4. Encontrar oportunidades de melhoria
Em quarto lugar, deve-se destacar que a melhoria de processos e atividades é algo que sempre deve ser buscado. Mas especialmente quando estão enfrentando problemas. A melhoria é uma meta a que sempre se almeja.
Passos para desenvolver uma matriz de priorização
As etapas a seguir para desenvolver uma matriz de priorização são as seguintes:
1. Estabeleça a meta que você espera alcançar
Acima de tudo, a matriz deve ser desenvolvida buscando atingir um objetivo claramente definido. Por isso é necessário que o objetivo seja enunciado de forma clara, específica e concreta. É aconselhável definir bem o objetivo, para saber o que se espera alcançar ao aplicar a matriz de priorização.
2. Identifique as opções
Obviamente, deve ser elaborada uma lista na qual sejam anotadas todas as opções disponíveis para poder atingir o objetivo proposto. Em alguns casos, as opções podem já estar definidas. Se necessário, outras alternativas devem ser propostas, as quais serão propostas pelos membros do grupo de trabalho. Dentre as propostas, devem ser escolhidas as mais adequadas.
3. Estabeleça critérios
Naturalmente, os critérios a serem utilizados devem ser estabelecidos de acordo com o objetivo esperado. As pessoas que compõem o grupo de trabalho definirão os critérios que devem ser considerados. Por exemplo, alguns critérios que poderiam ser considerados seriam o tempo de execução do projeto, os recursos necessários para realizá-lo, a capacidade de trabalho da equipe, entre alguns que podemos citar.
4. Ponderação dos critérios
A ponderação dos critérios implica definir o valor quantitativo que cada critério terá. Em outras palavras, o peso ou nível de importância de cada um dos critérios deve ser considerado. Nesta etapa é onde já está elaborada a tabela da matriz de priorização.
5. Comparação de opções
Na verdade, uma comparação entre as opções já pode ser feita aqui. Essas opções são comparadas com base em critérios previamente estabelecidos. A maneira de analisar é como uma letra L.
Porque do lado do eixo vertical estão as opções e do lado do eixo horizontal os critérios utilizados. Portanto, cada opção está correlacionada com todos os critérios, colocando um valor em cada caso.
6. Selecione a melhor opção
Finalmente, para selecionar a melhor opção, cada opção é comparada com todos os critérios. E aquele que é considerado o melhor é selecionado para atingir o objetivo estabelecido.
Exemplo de uma matriz de priorização
Para exemplificar facilmente a aplicação da matriz de priorização, seguiremos as etapas anteriores:
1. Estabeleça o objetivo que deseja alcançar
Nosso objetivo é escolher o melhor professor de economia.
2. Identifique as opções
Os professores que ministram a aula de economia são:
- Manuel Ramos.
- Luisa Fernández.
- Carlos Lara.
3. Estabeleça critérios
- Domínio do assunto.
- Facilidade de explicação.
- Quantidade de tarefas restantes.
- Pontualidade.
- Objetividade para se qualificar.
4. Ponderação dos critérios
- Domínio do tema → 40
- Facilidade de explicação → 30
- Quantidade de tarefas restantes → 10
- Pontualidade → 10
- Objetividade para qualificar → 10
5. Selecione a melhor opção
Neste caso, a melhor opção é Manuel Ramos porque de acordo com os critérios avaliados é ele quem obtém a melhor pontuação.
Vantagens de aplicar a matriz de priorização
As principais vantagens da aplicação da matriz de priorização são:
- É bastante flexível: Pode ser usado com grande flexibilidade, pois ainda pode correlacionar poucas opções e poucos critérios. Ou, pelo contrário, muitas opções e muitos critérios.
- É fácil de usar em grupos de trabalho: Esta ferramenta é muito fácil de usar em equipa de trabalho, bastando para isso um ecrã, quadro negro ou quadro.
- Fácil de avaliar: Ao usar para parâmetros, é fácil avaliar, mesmo quando existem muitas opções e parâmetros, porque os meios de computação podem ser usados.
- Fácil de concordar: Com esta matriz é muito fácil concordar em escolher a melhor opção.
Por fim, podemos dizer que a matriz de priorização é uma ferramenta fácil de usar para encontrar as melhores soluções para resolver problemas. Além disso, pode ser utilizado em qualquer campo ou área de atuação empresarial e outros tipos de decisões no dia a dia das pessoas.